Comece Pelo Mais Difícil

Os três D’s

Tracy explica que a decisão, a disciplina e a determinação são três das qualidades críticas necessárias para assumir novos hábitos:

• a decisão é necessária em relação à realização de tarefas até o final;
• a disciplina entra em campo quando você se precisar aplicar os novos hábitos repetidamente ou até que eles sejam automatizados;
• a determinação, por sua vez, é importante nos estágios introdutórios de qualquer novo hábito. Você precisa de determinação para estimular a motivação que o levará até o novo hábito se torne mais natural.

Clareza

Nosso autor explica que ter clareza sobre metas e objetivos é uma das ferramentas mais importantes quando se trata de produtividade. Quando você tiver clareza sobre quais são os seus propósitos e o que precisa fazer para alcançá-los, trabalhará mais rápido e produzirá mais.

Ele descreve os 7 principais passos que você precisa seguir para alcançar um senso de clareza e alta produtividade:

1. decida o que você quer;
2. comprometa-se com isso e coloque-o no papel;
3. estabeleça um prazo e subprazos para concluir determinadas tarefas;
4. identifique tudo o que precisa ser feito para alcançar seu objetivo e anote em uma lista;
5. organize sua lista de forma clara, começando com o que precisa ser tratado primeiro;
6. comece a agir de acordo com seu plano o mais rápido possível;
7. comprometa-se a trabalhar em algo todos os dias para garantir que está fazendo tudo o que pode para alcançar seus objetivos.

Planejar com antecedência

Tracy acredita que você deve planejar todos os dias com antecedência e nunca iniciar um novo dia sem saber exatamente o que fazer.

Desenvolver essa capacidade terá um efeito significativo em sua vida, pois você eliminará, em grande parte, os elementos desconhecidos, entendendo o que é esperado de você e o que você espera de si mesmo.

O autor sustenta que o planejamento é uma tarefa simples, uma vez que não requer muito do seu tempo. Infelizmente, uma quantidade impressionante de pessoas não se habituou a planejar.

Se você está entre elas, ficará agradavelmente surpreso com seus níveis de produtividade ao iniciar um processo de planejamento.

Caso você tenha um grande projeto pendente, deve reservar um tempo para listar todas as etapas necessárias para concluir a tarefa.

Se essas etapas forem organizadas em uma sequência de acordo com a prioridade e os prazos, você terá imediatamente um cronograma e um plano claros à sua frente. Trabalhe a partir do topo da lista e você progredirá a passos largos.

80/20

Tracy acredita que a regra 80/20 pode ser aplicada a tudo. Essa é uma maneira popular de ver os comportamentos adotados em negócios e vendas. Por exemplo, 20% do que você faz provavelmente corresponderá a 80% dos seus resultados. 20% dos seus clientes criarão 80% das suas vendas.

Ele acredita firmemente nessa relação e considera que isso deve ser aplicado às suas tarefas diárias.

A importância de cada tarefa

É altamente recomendável elaborar uma lista de 10 tarefas ou atividades diferentes, cada uma delas totalizando um período de tempo similar. Na prática, porém, cada uma não fornecerá o mesmo valor que as outras.

É provável que uma ou duas sejam significativamente mais importantes e adicionem muito mais valor do que as demais (obviamente, estas são as tarefas que você precisa realizar primeiro).

Hierarquize sua lista em ordem de importância. Assim, após concluir a primeira delas, você conseguirá muito mais do que se tivesse terminado cada uma das outras oito ou nove tarefas. Nas sábias palavras de Tracy “comece pelo mais difícil”.

Reflita sobre as consequências

Antes de assumir qualquer nova tarefa, você deve considerar os possíveis resultados e consequências. Essa medida simples o ajudará a determinar com precisão sua real importância.

Outra sugestão fundamental de Tracy consiste em refletir sobre a forma pela qual você administra o seu tempo. Ele explica que qualquer um que tenha uma visão de longo prazo de sua vida provavelmente tomará decisões significativamente melhores sobre como seu tempo é gasto e em quais tarefas é aplicado.

Aqueles que têm uma visão estreita ou mais curta de sua vida e carreira provavelmente não tomarão as melhores decisões.

Ao se habituar a refletir sobre o futuro, é provável que você faça escolhas e aja de maneira a garantir que atingirá suas metas de longo prazo. Isso aumentará significativamente sua produtividade e a qualidade do trabalho realizado.

Procrastinação criativa

O autor recomenda a prática da procrastinação criativa. Antes de mais nada, é preciso admitir o fato de que é bastante improvável que você consiga completar todas as tarefas de um determinado dia. Como é indispensável abrir mão de certas coisas, o mais indicado é procrastinar nas tarefas menos importantes.

Se você optar por procrastinar as tarefas pequenas e sem importância terá mais sucesso do que se escolher adiar as atividades importantes e que agregam valor.

Método ABCDE

O método ABCDE é uma forma de definir suas prioridades diárias. É um sistema fácil e simples com o potencial de economizar o seu tempo e aumentar a sua produtividade em dez vezes:

• comece com uma lista de todas as suas tarefas diárias;
• rotule cada tarefa com um A, B, C, D ou um E;
• o A significa a tarefa mais importante, algo que tem que ser feito hoje. Caso exista mais de uma atividade dessa mesma natureza, hierarquize-as como A1, A2, A3, etc.;
• as tarefas marcadas como B, C, D ou E devem ser trabalhadas apenas quando todas as tarefas A forem concluídas, pois elas não são sua prioridade.

Áreas que geram resultados fundamentais

Para Tracy, é imprescindível se concentrar nas áreas que realmente geram bons resultados. Essas áreas são aquelas em que você está totalmente no controle e é o responsável por sua conclusão, ou seja, ninguém mais fará essas atividades, então se você não as cumprir, nada será realizado.

Ao trabalhar em um escritório, por exemplo, você deve consultar seu chefe ou superior, a fim de identificar suas próprias áreas de resultados fundamentais.

Lei das 3 tarefas

Identificar, entre as suas tarefas, as três atividades que mais geram valor e contribuição para a sua empresa. É justamente nelas que o seu foco precisa estar na maior parte do tempo para otimizar os resultados do seu trabalho.

Preparação

Preparação é uma necessidade absoluta. Para evitar a procrastinação e o desperdício de tempo, a melhor coisa a fazer é garantir que você tenha todas as ferramentas e recursos necessários antes de começar uma tarefa.

Estar preparado significa não ter que se desviar do trabalho em questão para conseguir algo de que precisa. Você pode se debruçar e focar no trabalho assim que estiver pronto, sem necessidade de distrações até que a tarefa seja concluída.

Aprimore suas habilidades

É natural que, ao sentir que falta o conhecimento ou a habilidade necessária para a conclusão de uma tarefa, você a adie. Essa postura denota falta de confiança em seu potencial.

A melhor forma de evitar esse tipo de procrastinação é manter-se constantemente atualizado e sempre aprendendo. Como você nunca saberá tudo o que precisa saber, dedicar-se a ao aprendizado contínuo trará importantes benefícios a longo prazo.

Limitações

Assim como todos temos talentos especiais, é forçoso reconhecer que cada um tem suas próprias limitações. Talvez haja apenas uma coisa verdadeiramente bloqueando o seu progresso e o impedindo de alcançar seus objetivos.

Se você conseguir identificar qual é a sua limitação e elaborar um plano para superar esse ponto fraco, estará apto a seguir adiante e realizar os seus sonhos.

A vantagem de se sentir pressionado

Embora tenha uma má reputação, Tracy explica que, em muitas ocasiões, colocar pressão em si mesmo pode ser a chave para o sucesso. De fato, poucas pessoas são capazes de trabalhar sem supervisão ou pressão.

A maioria depende de líderes para impor restrições de tempo, a fim de realizar o trabalho. Se puder aprender como exercer pressão sobre si mesmo sem confiar na contribuição de terceiros, você progredirá rapidamente.

Motivação

Todas as suas motivações pessoas – sejam positivas ou negativas – estão relacionadas à forma pela qual você se expressa e a maneira como trata a si mesmo. Temos o péssimo hábito de culpar os outros pelos nossos sentimentos, contudo, o autor esclarece que não é um determinado evento que determina os seus sentimentos, mas a maneira pela qual você o interpreta.

Tecnologia

Embora nos esforcemos para lembrar de uma vida antes da tecnologia e não possamos imaginar o que faríamos sem ela, todas essas inovações podem se transformar em uma perda de tempo.

A nova era da internet nos proporcionou a capacidade de estar constantemente nos comunicando ou acessando informações tanto pessoais quanto profissionais. Com efeito, tal facilidade tornou-se uma poderosa e iminente distração, o que é algo problemático, sobretudo, para quem precisa turbinar sua produtividade.

Dividir as tarefas em etapas

Outra técnica recomendada por Tracy consiste em dividir seus afazeres em pequenas etapas. Este é um método bastante eficaz de lidar com grandes tarefas, detalhando-as e dividindo-as em tarefas ou partes mais gerenciáveis.

Ao completar uma etapa, independentemente de seu tamanho, você se sentirá motivado a continuar e se moverá para a próxima atividade.

Gerenciamento de tempo

Reserve grandes quantidades de tempo para que você tenha as condições necessárias para se concentrar nas tarefas verdadeiramente relevantes. É indispensável que esses blocos de tempo não sejam quebrados ou interrompidos.

Então, programe-os com antecedência e comprometa-se com eles. Use um planejador ou um calendário para mapeá-los, certificando-se de fazer valer cada minuto.

Notas finais

Para que todas essas dicas e recomendações gerem efeitos positivos em sua rotina, é altamente recomendável que você trabalhe em apenas uma tarefa de cada vez. Desse modo, você evitará distrações e poderá se concentrar em finalizar a atividade, desde o início até a sua conclusão.

O efeito psicológico dessa medida não deve ser negligenciado, pois, com ela, você manterá a conclusão sempre em vista, evitando qualquer tentação no sentido de parar no meio do caminho, reduzindo, segundo o autor, o tempo gasto em cada tarefa em até 50%!

Dica do 12min

Gostou deste microbook? Então, não perca a oportunidade de seguir incrementando a sua produtividade: leia também “Foco”, de Daniel Goleman, e descubra o poder da concentração e do raciocínio preciso!