La técnica Pomodoro - reseña crítica

Francesco Cirillo presenta aquí todos los secretos de su aclamada técnica Pomodoro. Guiándonos con un temporizador de cocina con forma de tomate, seremos capaces de administrar mejor nuestros tiempos para alcanzar los objetivos que nos propongamos. ¡Seamos más productivos!

Las bases

A lo largo de la historia, la relación de las personas con el tiempo ha sido tormentosa. ¿A quién no le ha pasado padecer ansiedad al desarrollar una tarea que tiene fecha límite?

Han sido muchos los investigadores, pensadores y científicos que han intentado encontrar una definición del tiempo y de cómo se vincula con la gente. Sin embargo, Francesco Cirillo explica que todos se vieron derrotados.

“De hecho, esta indagación es inevitablemente limitada y siempre incompleta”, reconoce el autor sobre su propia obra.

De todos modos, a pesar de los pocos descubrimientos que existen, podemos asegurar que hay dos conceptos acerca del tiempo que están interrelacionados:

• Llegar a ser: “aspecto abstracto y dimensional del tiempo que ha dado lugar al hábito de medirlo; la idea de representar el tiempo sobre un eje, como si de una dimensión espacial se tratara; el concepto de la duración de un acontecimiento; la idea de llegar tarde”.
• La sucesión de acontecimientos: un aspecto concreto del orden temporal, como una secuencia diaria, que los niños adquieren antes de tener una noción real del tiempo abstracto.

“De los dos, es el aspecto de llegar a ser el que genera ansiedad. Es, por naturaleza, escurridizo, indefinido e infinito: el tiempo pasa, se nos escapa, avanza hacia el futuro”, señala Cirillo. “Si intentamos medirnos frente al paso del tiempo, nos sentimos insuficientes, oprimidos, esclavizados y derrotados”.

Como esto sucede cada vez más a menudo en nuestra sociedad, el autor presenta la técnica Pomodoro, un proceso sencillo para mejorar la productividad.

En caso de llevarlo a cabo, se pueden obtener ciertos beneficios mencionados a continuación:

• Aliviar la ansiedad asociada a llegar a ser.
• Mejorar la atención y la concentración, gracias a que reduce las interrupciones.
• Aumentar la conciencia a la hora de tomar decisiones.
• Impulsar la motivación y mantenerla constante.
• Reforzar la determinación para lograr los objetivos.
• Refinar el proceso de estimación del tiempo en términos cualitativos y cuantitativos.
• Mejorar los procesos de trabajo o de estudio.
• Reforzar la determinación de seguir aplicándolos en situaciones complejas.

Según cuenta Cirillo, la técnica Pomodoro posee tres premisas básicas:

• Una manera distinta de entender el tiempo: ya no está concentrado en el llegar a ser, lo que libera a las personas de la ansiedad y les mejora la efectividad personal.
• Un mejor uso de la mente: de esta forma, podemos conseguir mayor claridad a la hora de pensar, niveles más altos de conciencia y una atención más focalizada, potenciando el aprendizaje.
• El empleo de herramientas sencillas y nada entorpecedoras: así se reduce la complejidad de aplicar la técnica, fomenta la continuidad y nos ayuda a concentrar nuestros esfuerzos en las metas que queremos alcanzar.

Lograr los objetivos individuales

Para ser llevada a cabo, la técnica Pomodoro necesita que se cumplan cinco etapas:

1. Planificación: para tomar decisiones sobre las tareas del día.
2. Seguimiento: para relevar datos sin procesar acerca de cada esfuerzo invertido y otras medidas claves.
3. Registro: para compilar un archivo de observaciones diarias.
4. Procesamiento: para transformar los datos sin procesar en información.
5. Visualización: para presentar la información en un formato que facilite su comprensión y muestre vías de mejora con claridad.

Continuando con las instrucciones, Cirillo manifiesta que este método solo requiere:

• Un pomodoro: es decir, un temporizador de cocina.
• Una lista de tareas para hoy: debe ser confeccionada al inicio de cada jornada con esta información:
  • Un encabezamiento con lugar, fecha y autor.
  • Una lista de las tareas a completar durante el día, por orden de prioridad.
  • Un apartado titulado “Actividades imprevistas y urgentes”.
• Un inventario de actividades: deberá llevar lo siguiente:
  • Un encabezamiento con el nombre del autor.
  • Líneas donde se irán escribiendo las actividades que surjan, para luego tachar las que vayamos concretando.
• Un registro: grupo de datos sin procesar necesario para armar los informes y gráficos acordes.

Ahora llega el momento de los seis objetivos:

1. Descubre cuánto esfuerzo requiere una actividad: Cirillo explica que el pomodoro tradicional dura treinta minutos: veinticinco de trabajo y cinco de descanso. Nada puede interrumpirlo y, una vez que empieza, el pomodoro tiene que sonar. Lo importante es determinar cuántos pomodoros se han completado para saber el esfuerzo real de cada tarea.
2. Reducir las interrupciones: existen dos tipos de interrupciones, las internas y las externas. Las primeras generalmente están asociadas a una concentración escasa, mientras que las externas se dan en personas que trabajan en entornos sociales y que pueden ser interrumpidas.
3. Estimar el esfuerzo dedicado a cada actividad: aquí la meta es que descubras o seas capaz de predecir el esfuerzo que necesitarás realizar para cada actividad. Si una te lleva más de cinco o siete pomodoros, debes subdividirla.
4. Aumentar la efectividad del pomodoro: cuando ya tienes lo anterior dominado, puedes evolucionar los procesos. Por un lado, la estructura de un pomodoro individual, dedicando algunos minutos a revisar lo que has hecho. Y por el otro, la estructura de un grupo de varios pomodoros.
5. Definir un horario: esto es importante, porque los horarios fijan límites que nos ayudan a ser concretos, marcan el tiempo dedicado a horario laboral y horario de ocio, y miden los resultados de la jornada.
6. Definir el objetivo de mejora personal: la técnica Pomodoro fue desarrollada para que sea adaptable al cambio. “En cualquier caso, la elección de las dimensiones que quieres seguir y registrar tiene que estar subordinada a la elección del objetivo de mejora”, afirma el autor.

Lograr los objetivos del equipo

Ahora llega el turno de aplicar la técnica Pomodoro en un equipo. Esto es fundamental, porque los objetivos que nos planteamos son difícilmente alcanzables en solitario.

“Cuando trabajamos en equipo, alcanzar los objetivos suele ser más complicado”, añade el autor. “Y, cuanto más complicado sea el objetivo, más inesperadas y urgentes serán las actividades asociadas a este, lo que, a su vez, significa que las demoras y las interrupciones serán más destructivas”.

Para prevenir estos retrasos y detenciones, la técnica Pomodoro es una gran opción. Tal como explica Cirillo, algunos de los beneficios que ofrece son:

• Reducir la fricción entre los miembros del equipo.
• Reducir la necesidad de reuniones innecesarias.
• Proteger al equipo de interrupciones.
• Ayudar al equipo a terminar a tiempo sus objetivos y actividades.

Aquí surge la pregunta de cómo podemos aplicar este método a un equipo. ¿Es necesario tener un pomodoro por cada miembro del grupo, o hay uno solo para todo el equipo? La respuesta es simple: un microequipo, un pomodoro.

“Un microequipo es un grupo de personas que trabajan en una misma actividad en un momento determinado. Puede ser de cualquier tamaño”, señala el autor.

Si las pausas individuales eran importantes en la técnica Pomodoro, a nivel grupal son aún más. En estos intervalos, la mente obtiene el tiempo necesario para procesar la información y encontrar soluciones.

En los equipos, las pausas hacen que los integrantes no se estresen y tengan interacciones más efectivas entre ellos.

Según afirma Cirillo, cada microequipo debe ser libre a la hora de elegir qué longitud tendrán las pausas. Esto se debe a que “solo los miembros del equipo saben cuánto tiempo necesitan para prepararse para el siguiente pomodoro”.

Dentro de la formación hay un responsable, que debe cumplir con ciertas acciones:

• Programar el pomodoro. Esta persona pondrá físicamente en marcha el pomodoro.
• Decidir cómo organizar la estructura del pomodoro, cómo usar los primeros o los últimos cinco minutos del pomodoro.
• Marcar con una “X” en la lista de tareas para hoy cada pomodoro completado.
• Decidir cómo gestionar las interrupciones cuando ocurran.
• Establecer cuánto durarán las pausas, teniendo en cuenta las necesidades de los miembros del microequipo.
• Registrar los pomodoros que el microequipo a su cargo haya completado durante la jornada.

Por otro lado, con la intención de evitar situaciones frustrantes en los equipos de trabajo, el autor ofrece tres posibles prácticas:

• La práctica del mostrador: permite que tanto los clientes como los integrantes del equipo se sientan satisfechos, comparte el conocimiento e identifica fallos en el proceso o el producto. No obstante, necesita más tiempo que las demás para obtener resultados.
• La práctica del hackatón de pomodoros: rápidamente se generan múltiples soluciones para una actividad crucial. La parte mala es que los integrantes no se pueden dedicar a actividades individuales mientras están enfocados en esto.
• La práctica del ariete: el problema al que se enfrenta un microequipo es debatido con los demás microequipos, el resto de estos microequipos se puede dedicar a otras tareas y las personas responsables se benefician del intercambio de los trabajadores. El problema que surge es que se interrumpe a todos los microequipos para resolver el inconveniente de uno solo.

Resultados

Luego de aplicar su técnica, Cirillo comprobó, tanto en él como en otras personas, que los primeros beneficios que aparecen son:

1. Parece que los primeros pomodoros de veinticinco minutos transcurren más lentamente.
2. Tras unos días de aplicación constante de la técnica pomodoro, los usuarios dicen saber cuándo llegan a la mitad de los veinticinco minutos.
3. Al final de la primera semana de aplicación constante de esta técnica, los usuarios afirman saber cuándo faltan cinco minutos para que finalice el pomodoro.

Al mismo tiempo, este método fomenta la motivación personal a través de tres factores:

• Completar en un día varias actividades que no son ni demasiado sencillas ni demasiado complejas y que te ayudan a lograr tu objetivo.
• Influir directamente y a diario en la mejora personal.
• Ser consciente de cómo trabajas o estás trabajando mediante la observación y el registro continuados.

Por último, el autor brinda una serie de consejos para continuar mejorando la productividad de la mano de la técnica Pomodoro:

• Todos y cada uno de los pomodoros son importantes.
• No compitas contra el tiempo.
• Descansa.
• Avanza objetivo a objetivo.
• No hay prisa.

Notas finales

Basado en un temporizador de cocina con forma de tomate, Francesco Cirillo desarrolló la técnica Pomodoro.

En este libro, el autor explica paso a paso cómo aplicar su método en nuestras vidas.

Para eso, habla sobre las bases en las que está sustentada su idea, entre las que se destacan una manera distinta de entender el tiempo y un mejor uso de la mente.

Luego, explica de qué manera se pueden alcanzar los objetivos que cada uno tenga con la técnica Pomodoro. Y no se detiene ahí: también es posible trasladarla a los equipos de trabajo.

Consejo de 12min

Otro autor que nos orienta para que sepamos controlar mejor nuestras agendas es Brian Tracy, autor de “Administración del tiempo”.