La Procrastinación Eficiente - reseña crítica

John Perry, profesor emérito de filosofía en la Universidad de Stanford, es el presentador del programa de radio Philosophy Talk. Su estudio "Procrastinación Estructurada" ganó, en 2011, el premio IgNobel, el opuesto del Nobel. A partir de ese estudio tuvo origen el presente microbook, en el cual nuestro autor presenta una especie de programa de autoayuda filosófico para procrastinadores deprimidos. La verdad debe ser dicha: llamarlo programa es un poco generoso, se trata, de hecho, de algunos pasos útiles que los procrastinadores pueden tomar. Además, hay algunas ideas y sugerencias muy beneficiosas para superar importantes problemas organizativos que preocupan a los procrastinadores. No todas las personas son procrastinadores, y no todos los procrastinadores serán ayudados al reconocer la estrategia de la procrastinación estructurada, porque la procrastinación a veces es una manifestación de problemas más profundos que exigen más terapia de lo que la vana filosofía puede proporcionar.

De cualquier forma, muchas personas van a identificarse con estas páginas y, como resultado, se sentirán mejores consigo mismas. Al final de cuentas, el propio ejemplo de John Perry debe servir como guía, pues, a pesar del hecho de asumirse como un contumaz procrastinador, obtuvo notable éxito académico y profesional. Si también encuentras dificultades para adaptarte a un mundo cada vez más exigente en cuanto a plazos y conclusiones rápidas de tareas, ven con nosotros a descubrir cómo realizar más cosas y ser más feliz en 12 minutos. ¡Buena lectura!

Procrastinación estructurada

El concepto de “procrastinación estructurada” puede ser entendido como una increíble estrategia descubierta por el autor, que convierte a procrastinadores en seres humanos eficientes, respetados y admirados por todo lo que realizan y por el buen uso que hacen de su tiempo. Todos los procrastinadores aplazan las cosas que necesitan hacer. La procrastinación estructurada, por lo tanto, es el arte de hacer ese trazo negativo trabajar para ti. La idea central es que la procrastinación no significa que no vas a hacer absolutamente nada. Al contrario de lo que se piensa, que los procrastinadores no hacen absolutamente nada, ellos hacen cosas marginalmente útiles, como la jardinería, sacarle punta a un lápiz o crear un diagrama de cómo van a reorganizar sus archivos cuando se decidan a iniciar. ¿Por qué el procrastinador hace estas cosas? Porque son una forma de no hacer algo más importante.

Si la única acción que un procrastinador tuviera que hacer fuese sacarle punta a un lápiz, ninguna fuerza en la Tierra lo obligaría a hacerlo. El procrastinador puede ser motivado para hacer tareas difíciles, convenientes e importantes, siempre y cuando esas tareas sean una forma de no hacer algo aún más importante. La procrastinación estructurada significa, además, moldear la estructura de las tareas que uno necesita hacer de una forma que se explote ese hecho. En general, las personas así siguen exactamente un camino que no es recto. Intentan minimizar sus compromisos, suponiendo que, si tienen pocas cosas que hacer, van a dejar de procrastinar y hacer todo. Pero eso va en la dirección contraria de la naturaleza básica del procrastinador y destruye su más importante fuente de motivación. Las pocas tareas en su lista serán, por definición, las más importantes y la única forma de evitarlas será no hacer nada. Esta es una manera de convertirse en una papa sentada en el sofá, no un ser humano eficiente. El truco es tomar el tipo correcto de proyectos para poner encima de la lista. La especie ideal de tareas tiene dos características. Primero, parecen tener plazos claros, pero realmente no es así. Segundo, parecen increíblemente importantes, pero realmente no lo son.

Si eres lo suficientemente observador percibirás en este punto que la procrastinación estructurada requiere cierta cantidad de autoengaño, porque en realidad estamos constantemente realizando un esquema de pirámide sobre nosotros mismos. ¡Exactamente! Necesitamos ser capaces de reconocer y comprometernos con esas tareas aumentando la importancia y los plazos irreales, así que sentimos que son necesarias y urgentes. Este no es el problema, porque casi todos los procrastinadores tienen excelentes habilidades para el autoengaño. ¿Y qué podría ser más noble que usar un defecto de carácter para superar los efectos negativos de otro defecto?

Procrastinación y perfeccionismo

Ahora, si todo va de acuerdo con el plan, ya percibiste que, a pesar de que eres un procrastinador, eres estructurado y realizas muchos trabajos valiosos, ¿verdad? Muchos procrastinadores no perciben que son perfeccionistas, por la simple razón de que, como nunca hicieron nada con perfección no llegaron ni cerca de eso. Nunca les dijeron que algo que hicieron era perfecto ni sintieron, ellos mismos, esa sensación. Pensaron, casi siempre equivocadamente, que ser un perfeccionista implicaba, generalmente, realizar alguna tarea con perfección. Pero ese es un error de la dinámica básica del perfeccionismo. Perfeccionismo del tipo que nos interesa aquí es una cuestión fantasiosa. En la mayoría de los casos, funciona así: alguien quiere que hagas algo. Entonces, aceptas la tarea e inmediatamente tu vida de fantasía viene a la superficie: te imaginas realizando un trabajo de alta calidad y excelencia.

Eso es perfeccionismo en el sentido relevante. No tiene nada que ver con realmente hacer algo que es perfecto o incluso que llega cerca de la perfección. Es una cuestión de usar tareas que aceptas para alimentar tu fantasía de hacer las cosas con perfección o, en todo caso, extremamente bien. ¿Cómo esta fantasía de perfección alimenta la procrastinación? Bueno, no es tan fácil hacer las cosas con perfección, para eso es necesario tiempo y las condiciones apropiadas. Pero, de cualquier forma ¿no es posible mejorar? ¿No podemos evitar la crisis emocional y la pérdida de tiempo a las que somos llevados por esas fantasías perfeccionistas? Lo que necesitamos hacer para controlar las propias fantasías perfeccionistas es lo que nuestro autor llama "selección de tarea". La clasificación básicamente significa separar de acuerdo con la urgencia.

Siendo así, necesitas conquistar el hábito de forzarte a analizar, en el momento en que aceptas una tarea, los costos y beneficios de hacer un trabajo no tan perfecto. Necesitamos examinar algunas cuestiones:

• ¿Cuán útil sería un trabajo perfecto?
• ¿Cuán útil sería un trabajo meramente adecuado o incluso un trabajo incompleto?
• ¿Cuál es la probabilidad de que realmente vayas a hacer algo remotamente cerca de un trabajo perfecto en este caso?
• ¿Qué diferencia va a hacer para mí y para otras personas si es perfecto o no?

Generalmente la respuesta será que un trabajo no tan perfecto funciona bien. Entonces puedes permitirte hacer un trabajo no tan perfecto ahora, en vez de esperar hasta que la tarea esté atrasada. Lo que significa que también puedes realizarla ahora. O, al menos, comenzar mañana.

Listas de tareas

Si eres un procrastinador estructurado, probablemente tienes en la cabeza, o tal vez hayas escrito en alguna parte, las cosas que deberías realizar en los próximos días, semanas, meses y quizás hasta años. Y en la parte superior, motivándote a hacer cosas aparentemente menos importantes, habrá alguna tarea que parece ser importante, pero, de hecho, por una razón u otra, no es tan crucial. Pues bien, esta debe ser la base de tu lista de prioridades. Es una lista a largo plazo; los proyectos en ella deben dejarte ocupado por un día, una semana, un mes o incluso más, tal vez toda tu vida si tienes, por ejemplo, algo como "aprender chino" en tu lista. Sin embargo, lo que proponemos aquí es una lista diferente: una lista de tareas diarias. Muchos procrastinadores utilizan una lista así. Tal vez pienses que el propósito de esta lista es recordarte qué hacer, inclusive, puede ser útil para eso, pero ese no es su objetivo principal. La función principal de la lista de tareas diaria es dar al procrastinador la experiencia de marcar las tareas cuando son realizadas. Hacer una marca al lado del artículo, o rayarla de una forma destacada, esa acción nos da un pequeño impulso psicológico. Nos ayuda a pensar en nosotros mismos como realizadores, conquistadores y no como lerdos perezosos. Dividir grandes tareas intimidatorias en partes menores y menos espeluznantes es crucial para no sucumbir a las raras, pero terribles ocasiones, en que el sistema de procrastinación estructurada se desmorona. Por una u otra razón, esa gran tarea, que al no ser realizada deja en abierto muchas otras pequeñas tareas, ahora debe ser hecha de una vez por todas. Las tareas pueden ser grandes o pequeñas, inusuales o elementos que se repiten todos los días; hay que dividirlas en sub-tareas menores, menos exigentes.

Tareas fáciles, al principio, nos ayudarán a que la sensación de realización fluya. La lista debe incluir qué hacer junto con qué no hacer. Hay también una técnica defensiva para una mejor conclusión de la lista de tareas: pasar un poco de tiempo pensando en cómo tu día podría descarrilarse en las primeras etapas y establecer un plan de contingencia para evitarlo. Aquí está la historia que la novelista Anne Lamott cuenta en su libro para escritores, "Palabra por Palabra": "Hace treinta años mi hermano mayor, que tenía unos diez años en la época, estaba tratando de escribir un trabajo escolar sobre pájaros. Él había tenido tres meses para hacer esa tarea y la fecha final era el día siguiente. Estaba en la mesa de la cocina a punto de llorar, rodeada por un cuaderno y varios lápices, además de libros cerrados sobre pájaros, inmovilizados por el tamaño de la tarea que debía realizar. Entonces mi padre se sentó a su lado, puso el brazo sobre el hombro de mi hermano y le dijo: “pájaro por pájaro, muchacho. Toma un pájaro de cada vez".

Entra en el ritmo

Muchos de nosotros, procrastinadores, sufrimos ataques reales de depresión y no sabemos con certeza si es la procrastinación que causa la depresión o viceversa. Independientemente de cuál sea la primera, una refuerza la otra. Algunos casos de depresión requieren psicoterapia o drogas, o ambos. Sin embargo, juzgando por el propio caso de nuestro autor, generalmente la música correcta puede ayudar mucho. Y cuesta mucho menos. Aquí, la tecnología puede ayudar. No tiene que ver con algo que Steve Jobs haya inventado. El viejo y querido radio reloj funciona, siempre y cuando encuentres una estación de radio que toque canciones razonablemente animadas a primera hora de la mañana. Debes buscar la estación la noche anterior. No importa si te gusta la música que toca. Puedes incluso odiarla. Nada de eso importa. Elige una estación animada, aumenta el volumen y pon la radio a una distancia considerable de tu cama. Recuerda: tal vez, no elegirías esa música por la mañana, pero puedes elegirla la noche anterior y garantizar un día más feliz y productivo.

La computadora y el procrastinador

En cierto modo, la computadora es una gran herramienta para el procrastinador que tiende a terminar sus tareas en el último minuto o, en el mejor de los casos, poco antes del plazo final. Si la entrega de la tarea puede ser realizada vía correo electrónico, el último minuto puede estar hasta más cerca del plazo final absoluto que en épocas pasadas, cuando teníamos que ir al correo. Pero la computadora es también la perdición del procrastinador, porque ayuda a perder tiempo en tentadoras y fáciles búsquedas sin sentido. Los grandes problemas son, efectivamente, trabajar con e-mail y navegar por Internet. Sobre la tentación de pasar horas infinitas en Internet, el autor ofrece algunas sugerencias basadas en su vasta experiencia sobre eso. Él aprendió un truco que le ayuda cuando va a entrar en Internet y sabe que va a terminar intentando a navegar. Para superar este obstáculo, intenta iniciar la sesión sólo cuando está seguro de que algún evento natural de su día a día va a interrumpirlo.

De esta manera, se conecta cuando ya tiene hambre o está casi seguro de que su esposa va a aparecer con alguna tarea urgente o ya está sintiendo los primeros signos de vejiga llena. Si utilizas un laptop, otra estrategia sería desconectar la batería antes de empezar a usar tu correo electrónico. Puede que estos ejemplos no funcionen exactamente de la misma manera para ti. Al final de cuentas, todo depende de las especificidades de las tareas que desempeñas a lo largo de tu día y de las características generales de tu lugar de trabajo, sea el edificio de la empresa, oficina o tu propia casa. Utilízalos como el norte para adaptarte a la modificación de tu realidad, para forzarte a encontrarte con actividades que te impidan perderte y vagar sin sentido mientras tus obligaciones profesionales se acumulan.

¿Colaborando con el enemigo?

¿Tal vez la mejor forma de superar la procrastinación sea unirte a personas que no sean procrastinadores? No, los procrastinadores no son el enemigo, todo lo contrario. Es verdad que los hábitos de trabajo de un procrastinador pueden parecer extraños y amenazadores, pero cuando se trata de hacer cosas, pueden funcionar incluso mejor que las alarmas. Aunque pueden ser más fáciles de apagar, por supuesto. De la misma forma que establecer una alarma, unirte con colaboradores no procrastinadores es una forma de sacarte de encima la responsabilidad de tomar decisiones, pero terminas trabajando mucho más.

¿Todos los procrastinadores tienen mal humor?

El tipo de procrastinación que para los demás resulta infernal es normalmente una forma de mostrar que no eres controlado por los demás. A diferencia de lo que muchas personas que se relacionan, personal o profesionalmente, con procrastinadores piensan, no se trata de arrogancia. En realidad, la mayoría de nosotros se siente culpable cuando perdemos el plazo. Nos sentimos mal cuando vemos que nuestra procrastinación está perjudicando a los demás. Los verdaderos arrogantes no ven su procrastinación como procrastinación. Por el contrario, creen que es un ordenamiento correcto de prioridades que otras personas simplemente no pueden apreciar: Los procrastinadores estructurados tienden a ser personas humildes, que se sienten mal por ser un inconveniente para los otros.

Beneficios adicionales

Una de las grandes ventajas de ser un procrastinador estructurado es que a veces una tarea importante ubicada en la cima de la lista simplemente desaparece. Con nuestras habilidades para el autoengaño, algunas tareas no son siempre necesarias o indispensables, de esa forma, el mundo nos da un pequeño premio por procrastinar. Hay un viejo dicho que dice: "nunca dejes para mañana lo que puedes hacer hoy". Eso es bastante absurdo. Vamos a asumir que cada día termina a la medianoche. Mientras no sea medianoche, de acuerdo con ese dicho, deberías estar trabajando en algo, incluso si pudieses dejar esa tarea para mañana. También significa que sólo podrás dormir antes de la medianoche si no hay absolutamente nada que pueda ser dejado para mañana. Es realmente un consejo sin sentido. El mejor consejo es: "nunca hagas hoy una tarea que puede desaparecer mañana". Pero si eres un procrastinador estructurado, no necesitas ese consejo, vas a hacerlo automáticamente, es como un beneficio adicional.

Las tareas de tu lista de prioridades deben desaparecer. Una forma de hacer que esto suceda es realizándolas. Pero hay otras formas de hacer que desaparezcan. Cualquier otra persona podría realizarlas. Si tú simplemente tardas en hacer una tarea que deberías hacer, esperando que otra persona se impaciente y la realice, estás siendo manipulador y grosero. Pero tal vez si simplemente no sales corriendo para realizarla, eso le dará una oportunidad a alguien que realmente quiere realizarla. Otras tareas desaparecen porque los eventos las vuelven irrelevantes. A veces, si esperas un poco antes de entrar de cabeza en un proyecto, puede descubrir algo útil sobre cómo se debería hacer. Los brutos se admiran de su virilidad; los pedantes compulsivos se admiran de su atención a los detalles; los malos y egoístas se admiran por ayudar al mercado a recompensar el talento y castigar el fracaso; y por ahí va. El autor desea que sus colegas procrastinadores no caigan en esa trampa. La procrastinación es un problema, no una virtud escondida. El objetivo no es encontrar una filosofía de vida que transforme procrastinadores en héroes, pero simplemente notar que no es el peor defecto del mundo. En otras palabras, puedes ser un procrastinador y aún conseguir hacer muchas cosas. Sin embargo, con buenas habilidades de autoengaño y un poco de fuerza de voluntad que permite una dosis de auto-manipulación, puedes llegar a ser menos procrastinador.

Notas finales

Aristóteles pensaba que el hombre era un animal racional. Ciertamente tenemos la capacidad de pensar, razonar, deliberar y actuar basados en nuestro raciocinio y pensamiento. Parece que tenemos esa capacidad más desarrollada que la mayoría de los animales, a pesar de que tendemos a exagerar la diferencia y probablemente también las ventajas que eso nos confiere como especie. Pero, sea lo que sea, no somos simplemente máquinas racionales de tomar decisiones. Somos básicamente un cúmulo de deseos, creencias, motivos y caprichos. En cualquier momento, muchos deseos de varios tipos están compitiendo por el control de nuestros cuerpos y procesos de pensamiento.

El “yo” diligente quiere que mi cuerpo salga de la cama, al mismo tiempo el “yo” que ama la comodidad quiere dormir por otros pocos minutos o algunas horas, tal vez. El “yo” racional quiere responder un correo electrónico lo antes posible, mientras que mi “yo” curioso quiere mirar las cosas nuevas para ver si hay algo diferente por ahí, quiere buscar oportunidades para perder tiempo y posponer el trabajo útil lo máximo posible. La racionalidad es un don maravilloso, pero para la mayoría de nosotros es sólo una estrella más en nuestro cúmulo de deseos disparatados, o tal vez sea sólo un deseo adicional, comparativamente débil, que compite con el resto de los demás. Para algunos, el deseo de ser racional se ha vuelto tan fuerte y dominante que guía la mayoría de sus acciones. Esas personas realizan muchas cosas; son maravillosas, aunque agotadoras para trabajar. El procrastinador estructurado, por su parte, puede no ser el individuo más eficiente del mundo, pero al dejar sus ideas y energías viajar espontáneamente, puede conquistar todo tipo de cosas que habría perdido al adherirse a un régimen sin procrastinar. Mantente contento contigo mismo por lo que conseguiste realizar. Utiliza listas de tareas, alarmas y otras formas de trampas en tu entorno. Crea colaboraciones que te impidan que nunca conquistes nada. Por encima de todo, disfruta de la vida.

Consejo de 12’: ¡Si tú también enfrentas dificultades para manejar tu tiempo y tienes la sensación de que las 24 horas del día nunca son suficientes, consulta el microbook "The Checklist Manifiesto" y aprende cómo las tareas simples pueden ayudarte a evitar errores y ahorrar tiempo y dinero!