El Arte de Hacer que las Cosas Sucedan Resumen - David Allen

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El Arte de Hacer que las Cosas Sucedan

El Arte de Hacer que las Cosas Sucedan Resumen
Carrera y Negocios

Este microlibro es un resumen / crítica original basada en el libro: Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

Disponible para: Lectura online, lectura en nuestras apps para iPhone/Android y envío por PDF/EPUB/MOBI a Amazon Kindle.

ISBN: 8535219080

También disponible en audiobook

Resumen

Pocos libros son capaces de cambiar la vida de las personas. “Getting Things Done” (con el extraño título en español de “El Arte de Hacer que las Cosas Sucedan”) de David Allen, es uno de los que más nos transformaron y nos ayudaron a volvernos más productivos aquí en 12’. Siempre fuimos un equipo que tomaba muchos proyectos, muchas tareas y muchas veces terminábamos envueltos en no conocer los fundamentos de la productividad.

Este libro nos enseñó y te va a enseñar a mantener la vida organizada y a volverte en una persona 10 veces más productiva. Más que un libro, GTD es un método y, en este resumen, te ayudaremos a ponerlo en práctica.

¿Zeigar qué?

En la década de los 20, Bluma Zeigarnik se dispuso a observar un restaurante y a entender cómo funciona. En sus observaciones, la psicóloga rusa percibió que los meseros tenían la habilidad de acordarse de órdenes complejas, lo que permitía que entregaran la comida correcta a las mesas correctas con alta eficiencia.

Además de eso, tenían la facilidad de cerrar cuentas con velocidad, justo después de que el cliente terminara su cena. Sin embargo, ella observó un fenómeno interesante, llamado posteriormente, el efecto Zeigarnik. Justo después de pagar la cuenta de una mesa era como si esta hubiera salido de la cabeza del mesero. Si un cliente regresaba con una duda sobre su cena, los meseros necesitaban esforzarse mucho para recordar y, la mayoría de las veces, se equivocaban de una manera fea.

A partir de esas observaciones, Zeigarnik desarrolló una teoría: nuestra energía mental es atraída por las tareas incompletas y, una vez que una tarea concluye sale nuestra cabeza. Años después, diversos investigadores confirmaron la tesis de Zeigarnik en diversos experimentos.

Habemus GTD

David Allen, al desarrollar su famoso método, llamó a este efecto “circuitos abiertos”, que lo define como “cualquier cosa que atrae nuestra atención por no estar en su debido lugar”. Los circuitos abiertos, según Allen, pueden ser cosas complejas como “terminar con el hambre de África” o tan pequeñas como “poner un sobre en el correo”. El punto central del libro es que incluso personas que no están conscientemente “estresadas”, siempre estarán más relajadas, enfocadas y productivas si aprenden a lidiar con sus circuitos abiertos de manera eficiente.

Para eso, propone un método al que llamó GTD o Getting Things Done (en una libre traducción, “Dejando las cosas listas” o “concluyendo tareas). El GTD es un sistema para controlar esos circuitos abiertos, para que puedas enfocarte en tu tarea actual siempre, sin distracciones.

De acuerdo con David Allen, cada circuito abierto en tu vida debe tener un lugar propio, organizado y archivado, para que puedas sacarlo de la cabeza temporalmente, con la tranquilidad de que cuando necesites visitarlo nuevamente esté debidamente catalogado. Además de eso, el GTD también presenta un sistema de priorización de tareas, para garantizar que siempre estés actuando en la actividad más importante en aquel momento. El sistema está dividido en etapas. Conócelas a continuación:

Etapa 1: recolectando información

El primer paso para adoptar el GTD es reunir las tareas que te están sacando de tu enfoque. Puedes usar papel, una herramienta como Evernote o incluso un email para hacer esto (nuestro favorito es el Inbox de Google). Las tareas que necesitas colectar en esta lista irán desde tus actividades del día a día hasta solicitudes de colegas de trabajo, amigos y familiares. Para tener éxito en esta etapa es importante que: toda tarea planeada debe ir a tu sistema de recolección y así salir de tu cabeza. Esta lista debe ser revisada constantemente y limpiada cada que realizas o cancelas una tarea.

Tener esta lista es esencial y, si una tarea está abierta en tu cabeza, es importante que tomes nota ya que sino terminará tornándose en una distracción que te saca el enfoque a cada rato.

Etapa 2: procesando la información

Es imposible terminar todas tus tareas y cerrar todos tus circuitos. Es parte de la naturaleza humana que siempre aparezcan nuevos circuitos abiertos. Pero si no puedes hacer todas las tareas que anotaste, ¿cómo puedes mantener tu lista vacía? Para eso existe un proceso simple, pero extremadamente eficiente, de limpieza que te mantendrá organizado.

Paso 1: identifica el ítem: antes de comenzar una nueva tarea, es necesario que identifiquemos lo que está contenido en ella y hacer un análisis con criterio. Pregúntate: “¿qué es eso?” y entiende a fondo lo que aquella tarea representa. Esto es muy importante, especialmente cuando las tareas son pedidos que vienen de otras personas, como e-mails. Entender el ítem te ayudará a decidir cuáles tareas necesitan ser hechas para cerrar el circuito abierto.

Paso 2: Pregúntate: “¿Necesito hacer algo en relación a eso?” Esta pregunta es interesante, debido a que no todas las tareas necesitan realmente ser realizadas. Algunos pedidos pueden no tener sentido o puede ser que tú o alguien de tu equipo no sean necesariamente la mejor persona para hacerlo.

Si identificas una tarea que no tiene relación contigo, necesitas hacer alguna de las siguientes cosas: ponerla en la basura, archivarla como “tal vez un día” (eso es para cualquier cosa que puedas querer hacer en el futuro pero que no puedes hacer o no quieres hacer en el momento).

Archívalo como “referencia” (no necesitas hacer nada al respecto de eso, pero puedes necesitar alguna de esas informaciones más tarde; es una buena idea tener un sistema organizado para guardar ítems de referencia, sea en tu sistema de favoritos, en una carpeta de emails o incluso en un papel sobre tu mesa). [PRO TIP: Usa Evernote] Si la tarea requiere de tu atención, pero no en el momento, es mejor marcarla como tal. Es esencial ponerla en una lista para ser revisitada en el futuro. Una buena idea sería poner un recordatorio automático en tu agenda para cuando la acción necesite ser tomada. [Pro Tip: ¡Usa Google Calendar o Google Inbox!]

En los casos anteriores, resolviste el ítem y puedes removerlo de tu sistema de colecta y así cerrar (aunque temporalmente en el caso de la atención futura) el circuito abierto. Probablemente, la mayoría de los ítems en tus cestos de basura no pasarán de esta etapa. Este paso es esencial para garantizar que tengamos la cabeza libre para comenzar a producir y a enfocarnos en las tareas que requieren de nuestra atención inmediata. Si tu lista solo posee tareas que requieren atención inmediata es hora de ir al próximo paso.

Paso 3: Pregúntate: “De todo lo que tengo en la lista, ¿cuál es la próxima actividad que debo ejecutar? Ahora que estás con la mente libre para producir, es necesario ser inteligente para escoger en qué nos vamos a enfocar primero. Si es una tarea sencilla, puedes ir directo al próximo paso. Sin embargo, en nuestras vidas, muchas tareas son complejas y requieren de varias pequeñas actividades para obtener el objetivo deseados.

Como se dijo, si la tarea es simple, pasa al siguiente paso. Si la tarea es más compleja y te exige que sea dividida en varias tareas más pequeñas, necesitas agregarlas a una nueva lista llamada proyectos. En la lista de proyectos, es necesario dividir este ítem en dos subitems. Con los subitems definidos, regresa a los más importantes en tu lista principal.

La lista de proyectos es una lista de todos los circuitos abiertos que exigen que más de una tarea sea concluida. Un buen ejemplo sería tener un proyecto “Alquilar apartamento” y las subtareas serían “Visitar la inmobiliaria”, “Escoger apartamentos para visitar”, “Visitar apartamentos”, “Hacerle una oferta a la inmobiliaria”. La lista proyectos es una herramienta para rastrear circuitos abiertos en los cuales todavía estás trabajando. Cuando concluyes todas las sub-tareas de un proyecto, puedes retirarlos de la lista de proyectos. Cuando aparecen nuevas tareas en el proyecto, como por ejemplo “Encontrar codeudor para el contrato”, agrégalos a la lista del proyecto.

Paso 4: Trabaja en tareas pequeñas. Este paso es para preguntarte: “¿Puedo concluir esa tarea en una única acción y en menos de dos minutos?” Las tareas simples como las de los ejemplos anteriores, pueden ser ejecutadas inmediatamente. Para que se entienda mejor, tareas cortas como: responder una duda de un colega de trabajo, llenar un formulario de encuesta corto o agendar una reunión. Sii puedes concluirlas inmediatamente, ¿por qué no finalizarlas ahora y limpiar tu cerebro de ese circuito abierto?

Paso 5: Delega lo que no te compete, no es el mejor uso de tu tiempo. Finalizadas las tareas inmediatas, las fáciles y rápidas, es hora de saber cómo lidiar con las tareas un poco más complejas, es horas de priorizarlas. La primera pregunta debería ser: ¿Soy la mejor persona para realizar esa actividad o puedo delegarla a alguien de mi equipo (familia, amigos, etc)?

Si tiene sentido delegar esta actividad, ve de frente y hazlo. Una vez que delegues una tarea, debes agendar una fecha en la cual pretendes revisar el progreso de la tarea. Si optaste por ejecutarla ponla en tu lista de próximas acciones. La lista de próximas acciones es una planificación puntual, que idealmente debe ser cerrada en el inicio del día para que logres ser productivo y hacer lo máximo posible.

Paso 6: Organizando tu lista de próximas acciones. Debes revisar constantemente tu lista de próximas acciones. Las dos formas más comunes de organizarla son por contexto y por prioridad. Para organizar tu lista por contexto, pregúntate: “¿dónde necesito estar para realizar esta tarea?” Los contextos pueden ser locales físicos, como tu oficina, tu casa o el supermercado, pero también pueden ser situaciones específicas, ya pre asignadas diariamente o semanalmente en tu agenda.

Un buen ejemplo de contexto de situación sería tener un horario fijo en tu agenda, como por ejemplo, de 8 a 9 de la mañana llamado “gestión de emails” o “reuniones internas”. Para cada contexto, debes crear una lista de tareas. Organizar por contexto te ayuda a, independiente de lo que estés haciendo, mirar a tu lista de próximas acciones y ver qué necesitas hacer según dónde te encuentres.

En cuanto a la organización por prioridad, esta debe ser hecha de forma diferente. Es necesario preguntarte: “Datos de mi contexto, tiempo y energía disponible, ¿qué me recompensará más?” Otro punto importante es considerar las tareas de acuerdo a tus objetivos a largo plazo. Allen también sugiere que conozcas la matriz Eisenhower de priorización que está basada en la urgencia de las tareas (¡googlea esto o lee el artículo a continuación!).

Etapa 3: Ejecutando – ¡Get shit done!

Ahora que ya creaste tu lista de próximas acciones y las organizaste por contexto y prioridad, estás listo para comenzar a trabajar. Manos a la obra para ejecutar las tareas más complejas. Aun así, tendrás tareas que irán apareciendo en tu agenda (aquellas que delegaste y marcaste un momento para verificar en el paso 5) y por eso, planifícate para tener tiempo también para ellas. Si durante tu momento de ejecución, alguna nueva tarea comienza a distraerte, ponla en tu lista de circuitos abiertos para que puedas regresar a ella posteriormente.

Etapa 4: analizando y revisando tu rutina

La última etapa es la constante revisión de la lista y existen tres análisis esenciales que deben tornarse en hábitos para que podamos mantener los circuitos constantemente en eje. Son estos:

  • Revisión del contexto nuevo: siempre que estés en un nuevo contexto (ejemplo, en el consejo de la empresa al que fuiste invitado a participar mensualmente), verifica tu lista de próximas acciones. Esto crea el hábito de trabajar en tus prioridades en cualquier contexto.
  • Revisión diaria de la agenda TODAS las mañanas. Consulta tu agenda y mira qué tareas necesitas completar ese día. Analiza, evalúa y si lo necesitas, haz ajustes.
  • Revisión semanal de las listas de próximas acciones y de los circuitos abiertos. La revisión semanal es esencial para potenciar tu productividad usando el GTD. Esto funciona así:
    • Vacía tu lista de circuitos abiertos: revisa tu lista principal semanalmente, e intenta sacar de ella el mayor número de actividades posible.
    • Revisa tu lista de proyectos: finaliza los proyectos concluidos, evalúa cuáles están perdiendo importancia y si surgieron nuevos proyectos.
    • Limpia tu lista de próximas acciones: reorganiza tu lista transfiriendo las tareas de la semana pasada que todavía necesitan ser concluidas y agregando nuevos ítems a tu lista de circuitos abiertos. La revisión semanal permite que te mantengas organizado y constantemente evolucionando.

Notas finales

El GTD no es un método tan fácil como parece. GTD es un conjunto de hábitos que toman tiempo para ser formados. En lugar de intentar hacer todo al mismo tiempo, te sugerimos que mejores cada uno de los pasos de a poco y crees un hábito cada vez, siempre en rumbo hacia el próximo. El objetivo del método es hacer que te enfoques en el trabajo que importa y terminar con tu procrastinación. En caso de que tengas dudas, siempre repiensa si aquella actividad que estás haciendo es realmente importante para alcanzar tus objetivos. ¡Eso es "Get Things Done"!

Consejo de 12’: Si te gustó este microbook, ¿qué tal mirar nuestros microbooks de Productividad? ¡Te van a gustar! ;)

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¿Quién escribió el libro?

David Allen es un consultor e instructor en productividad. Es el creador de Getting Things Done (GTD), un método de gestión de tiempo. Creció en Shreveport, Louisiana, Estados Unidos, donde actuó y ganó un campeonato estadual de debate. Fue a la universidad New College, ahora conocida como New College of Florida, en Sarasota en Florida. Su carrera profesional incluye trabajos como mágico, camarero, instructor de karate, instructor de desarrollo personal y gerente de una agencia de viajes. Él dice haber tenido 35 profesiones antes de tener 35 años. Él comenzó a aplicar su perspectiva en la productividad con los negocios en la década de 1980, cuando ganó un contrato para diseñar un programa para ejecutivos y gerentes en Lockheed Corporation. Es el fundador de David Allen Compan... (Lea mas)