Administración del Tiempo Resumen - Paulo Labegalini

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Administración del Tiempo

Administración del Tiempo Resumen
Productividad y Gestión Del Tiempo

Este microlibro es un resumen / crítica original basada en el libro: 

Disponible para: Lectura online, lectura en nuestras apps para iPhone/Android y envío por PDF/EPUB/MOBI a Amazon Kindle.

ISBN:  978-8576980919

También disponible en audiobook

Resumen

En este microbook, Paulo Labegalini presenta excelentes soluciones para una de las cuestiones más relevantes de la actualidad: ¿cómo administrar las 24 horas del día, para garantizar la calidad y la productividad de las actividades que realizas? Si deseas identificar y minimizar los desperdicios de tiempo, organizar una rutina personal básica, aumentar tu eficiencia profesional y desarrollar técnicas de liderazgo basadas en estos principios, ¡esta lectura es la ideal para ti!

La importancia de aprovechar el tiempo

Saber administrar el tiempo es fundamental por 2 razones:

  • Si bien el tiempo es el mismo para todos, también es verdad que quien sabe organizarse, tiene más tiempo para dedicarse a las cosas importantes;
  • Si bien no podemos controlar una gran parte del tiempo, si no usamos técnicas adecuadas podemos tener problemas como: ansiedad, estrés, sobrecarga de trabajo, improductividad, desmotivación, errores, etc.

Para entender realmente la implicancia de esto, debemos definir los siguientes conceptos:

Tiempo: es el período cronológico que limita nuestras actividades diarias. Puede ser aprovechado o desperdiciado, y las consecuencias de su mal uso, como sabemos, pueden ser catastróficas.

Características del Tiempo: el tiempo es limitado, perecedero, irreversible, constante, intransferible, insustituible, precioso, necesario, singular, etc.

Administrar el tiempo significa, por lo tanto, planificar diariamente para minimizar el tiempo improductivo, reeducar hábitos personales, concentrarse en las prioridades y controlar los resultados. Pero, ¿por dónde empezar? El punto de partida es hacer una evaluación y listar el tiempo promedio que utilizas diariamente en tus principales actividades y luego comparar esta lista con lo que podríamos llamar de “tiempo ideal” de cada tarea que desarrollas. Recuerda que los períodos de tiempo asignados pueden cambiar periódicamente y siempre deben ser revisados. En síntesis, para mejorar tu administración del tiempo, tu objetivo sería sustituir el tiempo actual por el tiempo ideal que colocaste en la lista. Esto es muy importante, porque es el primer paso para mejorar la calidad del servicio que prestas en tu vida profesional.

Desperdiciadores de tiempo

¿Utilizas tu tiempo con el mismo criterio que tu dinero? Todos nos relacionamos con desperdiciadores de tiempo cada día de trabajo. Necesitamos, por lo tanto, minimizar esos vínculos para mejorar nuestra productividad y tener más tiempo para nuestra vida social. Los desperdiciadores internos son aquellos hábitos personales que nos impiden, parcialmente, cumplir nuestros objetivos; los externos se refieren a la participación de terceros y también dificultan el éxito de la planificación diaria de nuestras actividades. Con respecto a los desperdiciadores internos, es muy común, a nivel administrativo, que existan problemas debido a una forma inadecuada de delegar tareas, falta de planificación diaria, procrastinación y desorganización personal. En los externos, los mayores problemas son causados por reuniones improductivas, cambios constantes de órdenes, sobrecarga de trabajo y responsabilidades confusas.

Eso no quiere decir que hacemos todo mal, muy al contrario, es evidente que existe un interés y un esfuerzo por superar los problemas, pero con algunos desgastes innecesarios. Sabiendo atacar el desperdicio, los problemas futuros pueden ser evitados. Por lo tanto, para un rápido entrenamiento, selecciona tu mayor desperdiciador de tiempo, ya sea interno o externo. Es importante saber que sólo debes considerarlo un desperdiciador si es un hábito, o sea, si es frecuente, y si bloquea un gran objetivo. Hecho esto, prepárate para utilizar un poderoso instrumento que te ayudará a reducir ese problema a partir de hoy: “las 4 C”:

  1. Causas;
  2. Consecuencias;
  3. Combate;
  4. Control.

Para enumerar las causas del desperdiciador seleccionado debes analizarlas simultáneamente con las consecuencias. También es recomendable buscar otros desperdiciadores específicos y hacer el mismo proceso señalando las causas en común, de esa forma sabremos cuáles son las causas más críticas. Recuerda que algunos desperdicios externos se pueden considerar como internos, como por ejemplo la sobrecarga de trabajo.

Para listar las consecuencias, debes:

  • Analizar todos los desperdiciadores, incluso aquellos ya considerados en las causas.
  • Ver las consecuencias de cada desperdiciador enfocando los problemas personales, los problemas con los clientes internos en el trabajo, con tu jefe inmediato y con tus colaboradores.
  • Las principales consecuencias son: improductividad, desmotivación, estrés, mala calidad del servicio y sobrecarga de trabajo.

Para definir las alternativas de combate establece la prevención o eliminación de las causas, desarrollando, por ejemplo, planes de acción con tu equipo, y analiza simultáneamente la viabilidad de la implementación de las medidas.

Para predecir el control:

  • Establece una forma de acompañar el trabajo, comparando los cambios que hiciste con los resultados que obtuviste, de esa forma podrás verificar el rendimiento;
  • Analiza si alguna alternativa de combate no se encuadra en el control;
  • Lista controles específicos para cada alternativa de combate, previniendo las causas y evitando las consecuencias que hoy ocurren.

Rutina básica personal

Siempre y cuando la practiques con competencia, puedes basarte en esta rutina de procedimientos para lograr el éxito:

  • Establece objetivos anuales, mensuales y semanales;
  • Programa tus tareas y actividades de la semana y del día en función de esos objetivos;
  • Identifica las actividades críticas que llevan a los resultados deseados y concéntrate en ellas;
  • Haz las cosas en orden decreciente de importancia;
  • Controla diariamente los resultados alcanzados y compáralos con los planificados;
  • Detecta dónde, realmente, empleas tu tiempo;
  • Usa tu tiempo proporcionalmente a la importancia de la tarea y del objetivo;
  • Establece la fecha y la hora para el inicio y el final de cada actividad;
  • Identifica y minimiza tus desperdiciadores de tiempo;
  • Mejora tus rutinas y hábitos de trabajo.

Si tienes una buena planificación diaria de actividades te resultará más fácil listar tareas prioritarias y evitar olvidos. Una página de tu agenda te servirá para organizar el día siguiente y hacer fluir los compromisos asumidos contigo y con terceros. Debes anotar tanto la programación de horarios preestablecidos como los contactos que deseas hacer y servicios que debes realizar. A cada actividad concluida haz una marca al lado para saber que la etapa ya ha sido vencida, y que estás en condiciones de partir para la próxima. Deja también un espacio para anotar las pendencias que queden para el día siguiente y, al final del día laboral, consulta tu agenda para reprogramar lo que no fue realizado e incluir las nuevas actividades. No olvides que el tiempo destinado a cada compromiso debe ser proporcional a la importancia y urgencia de la actividad. Si es urgente y poco importante para tu objetivo, hazlo rápidamente. Si no es urgente, pero muy importante, reserva más tiempo para dedicarte al asunto. Y si es urgente e importante, dale máxima prioridad a su ejecución. Nuestro autor recomienda, además, que reserves un período del día libre de compromisos. Por supuesto, tú resolverás qué harás en ese intervalo y podrás utilizar ese período para concluir algo que te tomó más tiempo de lo previsto. Al principio es normal sentir que la planificación no fue perfecta, pero con el tiempo, nuestros propios errores nos llevan a mejorar, y poco a poco vamos entendiendo esta dinámica y ajustando nuestras actividades al tiempo preestablecido.

Técnicas de liderazgo

Quien desea continuar creciendo en la habilidad de administrar el tiempo adecuadamente, necesita conocer algunos conceptos básicos de liderazgo. Nuevos parámetros de comportamiento pueden formar parte de tu vida cuando consigues vencer los desafíos aplicando estos conceptos y transmitiendolos a otras personas. El líder eficaz se despierta con los objetivos de su equipo en la mente y los persigue sin riesgos innecesarios. También utiliza algunos secretos:

  • No impone reglas, sino que negocia los objetivos de cada situación;
  • No se desequilibra por los prejuicios de las personas;
  • No disminuye a nadie y no se subestima;
  • Se interesa, con simpatía, por todo lo que le dicen;
  • Participa, se preocupa con los resultados y utiliza la lógica.

La estrategia del líder eficaz, por lo tanto, es promover un tipo de relación que motive y organice a las personas según sus talentos para realizar las tareas necesarias. Para alcanzar este objetivo tan importante, debes estar atento a los aspectos principales de la delegación de tareas, de la motivación, de la comunicación verbal y de la agenda de reuniones.

Delegar tareas

Delegar es actuar a través de otros, compartiendo autoridad y responsabilidad. Es buscar resultados juntos. Quien no delega no consigue dirigir, pues está ejecutando la acción. Entonces, ¿cómo delegar?

  • Delega en alguien que tenga condiciones de realizar la tarea de forma exitosa y no en alguien que, simplemente, esté a tu disposición;
  • Controla siempre manteniendo cierta distancia para no quedar con la imagen de fiscal;
  • Observa si el delegado es aceptado por el grupo en el que se ejecutará el servicio;
  • Confía en quien delegas sin miedo a que te supere. Desafíalo para motivarlo;
  • Dale todas las orientaciones a la persona elegida. Comienza elogiándola por las habilidades por las cuales fue indicada;
  • Discute el servicio con ella, negociando objetivos con riesgos razonables. Sabiendo qué hacer, quedará en ella cómo hacerlo;
  • Ten la mente abierta para los cambios y muéstrate siempre disponible;
  • Nunca delegues castigos o premios;
  • Haz reuniones periódicas o solicita informes. Ve controlando más espaciadamente con el tiempo y evalúa tus criterios constantemente.

Delegar tareas es un gran recurso de la administración del tiempo, siempre y cuando sea bien utilizado, no olvides que todo el esfuerzo sólo tiene valor si tiene como fundamento un objetivo. Los objetivos son resultados mensurables, cuantificables, que contribuyen al proyecto como un todo. Deben ser desafiantes y, al mismo tiempo, posibles de ser alcanzados.

Motivación

El ser humano necesita estar motivado para producir, y la motivación es algo que nace dentro de cada uno. Hay medios para motivar a una persona, pero no sirven de nada si la persona no colabora. Los principales factores para mantener la motivación en el trabajo son: salario, estado, seguridad, medio ambiente, relación, libertad, descanso y salud. Recuerda: la conducta del ser humano no siempre es lógica, pero casi siempre es psicológica. No trates a las personas como máquinas y tendrás muchos aliados. Las personas evolucionarán cuando sepan qué hacer, cuando sean entrenadas y motivadas para ello. Por lo tanto, acción eficaz = objetivo + capacitación + motivación.

Comunicación verbal

Comunicar no es sólo llenar el silencio con palabras. ¡Comunicar es hacerse entender! Para eso, es fundamental mirar a los ojos del interlocutor, escuchar con atención y decir el nombre del oyente.

Busca siempre:

  • Hacer fluir tus ideas sin doble sentido;
  • Utilizar un tono de voz adecuado;
  • Ser coherente y consecuente;
  • Escuchar atento sin monopolizar la palabra;
  • Dar ejemplos, para que se pueda memorizar mejor.

Reuniones

Dirigir una reunión no es dirigir opiniones. Las mejores formaciones para la comunicación son: en círculo, cuadrado, en U o V. La peor formación es el estilo "salón de clase". Durante la reunión:

  • Estimula o calma los debates, llevando al grupo a una integración de esfuerzos individuales para satisfacer a las necesidades colectivas;
  • No dejes que las emociones te molesten, sé imparcial y tendrás como resultado la seguridad en la dirección de los trabajos;
  • Cuidado con la terquedad, sé objetivo y sincero;
  • Sonríe o ponte serio de acuerdo con cada situación, eso contagiará a los demás;
  • No interrumpas las opiniones de los participantes, pero tampoco te omitas a la hora de limitar el uso del tiempo;
  • Lleva al grupo a una conclusión del asunto y, si es necesario, haz una votación.

¡Quién no decide es porque optó por no decidir y asumió ese riesgo!

¿Cuál es el lucro de administrar el tiempo?

No te olvides de poner en práctica:

  • Creatividad, para transformar actividades rutinarias en motivación;
  • Delegar tareas, para multiplicar resultados a través de tus subordinados;
  • Poder de decisión, para agilizar las acciones en busca de los objetivos;
  • Planificación, para priorizar las tareas más importantes;
  • Liderazgo, para mejorar la gestión de tus subordinados.

Pero, ¡cuidado! Abundan las técnicas y métodos para aumentar la productividad, eso también nos puede conducir a un cóctel de nuevas tecnologías y pocos resultados. Cuando lo necesites, busca orientación con personas que tengan experiencia en el asunto. Es importante que a través de la disciplina y la auto-sugestión ganes tiempo y que lo inviertas mejorando las cosas. Recuerda también que aunque los jefes deben cultivar el liderazgo, también deben actuar como colaboradores. La experiencia profesional es como bañarse: todos los días tenemos que reforzarlo independiente de la dosis del día anterior.

¿Y cuál es el lucro de una buena administración del tiempo?

  • Mayor satisfacción personal;
  • Reconocimiento de tus méritos por parte de tus jefes;
  • Más calidad de vida familiar;
  • Más tiempo.

La administración de tiempo en la rutina de las actividades diarias ayuda a simplificar los objetivos, minimizar el tiempo improductivo, mejorar la calidad del servicio prestado en la comunidad, además de contribuir en tu realización profesional y en la transferencia de conocimientos para tu vida personal. ¡No pierdas tiempo, comienza ya!

Notas Finales

Para que todos los conceptos presentados en este microbook surtan efecto en tu vida, optimizando tu actuación profesional y tu vida personal, nuestro autor recomienda que realices una autoevaluación. Responde sinceramente a las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles son los principales objetivos de mi función en el trabajo?
  • ¿Qué objetivos deseo alcanzar?
  • ¿Qué actividades - sin mi control directo - toman mi tiempo y no contribuyen a mis objetivos?
  • ¿Qué hábitos personales necesito mejorar para aumentar mi tiempo productivo?
  • ¿Qué necesito hacer para combatir mis principales desperdiciadores de tiempo?
  • Si el día tuviera 30 horas, ¿qué haría con las 6 horas adicionales?
  • ¿Cuánto aplicaré (%) de lo que aprendí en este libro?

Registra y guarda las respuestas. Después de haber aplicado las orientaciones del autor por al menos un mes, vuelve a ellas, actualiza tus respuestas y úsalas para medir tu progreso.

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