Administración de alto rendimiento - reseña crítica

En una empresa, tu resultado personal es equivalente al resultado de todos los departamentos bajo tu supervisión o influencia. Tu negocio solo alcanzará un alto desempeño si cada miembro sabe con claridad cuál es su papel.

Andy Grove nos enseña en su libro a equilibrar los intereses de todos los miembros de un equipo. ¿Quieres aprender? ¡Empieza a leer!

Las líneas de producción

Las empresas exitosas siempre entregan sus productos dentro del plazo fijado, con un estándar claro de calidad y dentro del costo definido. Si quieres que tu negocio sea el mejor del mercado debes garantizar que siga los siguientes pasos:

• Manufactura: la etapa en la que se agrupan los elementos del producto.
• Montaje: cuando los componentes son agrupados formando un nuevo ítem.
• Pruebas: el examen de las características del producto.

Una vez optimizada la etapa más compleja, muévete a la segunda, tercera y así consecutivamente. Para garantizar ese acompañamiento, existen los indicadores (KPIs o Key Performance Indicators). Estos miden el resultado, el output de un proceso y la cantidad de actividades ejercidas. 

Elige un indicador para cada objetivo buscado y analízalo individual y comparativamente, dado que casi siempre, unos impactan directamente en otros. Por ejemplo, si el número de unidades producidas por día (velocidad) aumenta drásticamente, puede comprometer el número de productos defectuosos por día (calidad).

Además de los indicadores de acompañamiento, existen otros que pueden predecir tus resultados y tendencias a lo largo de un período de tiempo. Así, podrás saber si estás siendo más o menos eficiente e incluso proyectar cuántos trabajadores necesitarías contratar para alcanzar tu objetivo de aumentar la producción.

Garantizar el desempeño máximo

Una palanca es la medida de resultados generados por cada gerente. Andy usa la siguiente fórmula para describirla:

Producción del gerente = producción de sus subordinados directos + producción de los demás equipos que se benefician de su conocimiento

Para garantizar el desempeño máximo, es necesario que conozcas tu papel como gerente. Este incluye recolectar información, multiplicarla para el equipo, tomar decisiones, ser un ejemplo y compilar informes con frecuencia.

Los datos de gestión son importantes para la comunicación, pero son aún más importantes para la autodisciplina del gerente. Producirlos, muchas veces, es aún más fundamental que consumirlos. 

Para delegar de manera eficiente, es necesario que un gerente tenga información analizada constantemente. Además, debe poseer un conocimiento estratégico sobre el negocio, así como habilidades de comunicación y liderazgo.

Cómo tener reuniones eficientes

Las reuniones tienen un gran poder para avanzar cuando son usadas efectivamente. No obstante, también debes tener cuidado para que no se tornen en un desperdicio de recursos. Estas deben ser de los siguientes tipos:

One to ones: reuniones entre el gerente y el subordinado para intercambiar conocimiento y retroalimentaciones. El responsable debe escuchar, hacer preguntas e intentar utilizar la oportunidad para encontrar problemas y ser un coach efectivo para el miembro del equipo. 

Se recomienda que esta tenga lugar una vez por semana para los colaboradores sin experiencia, con duración menor a una hora. Según Andy, este tipo de reuniones son las más importantes para las empresas.

Reuniones de equipo: son utilizadas para discutir temas que afectan a más de dos personas. El papel del gerente es controlar su ritmo, acompañar para que el asunto sea resuelto y ayudar al equipo a tomar decisiones. 

Además, para que el responsable tenga un mejor entendimiento de las cuestiones del juego, es fundamental mediar puntos de vista en conflicto.

Revisiones operacionales: comienza con una presentación y discute los resultados del proceso. Es también una manera de ayudar a las personas que no necesariamente interactúan en el día a día a conocerse e intercambiar ideas.

Los resultados

La planificación es crítica para una gestión enfocada en resultados y es importante que sea hecha por ti, como gerente, y no por un profesional aislado. Decidir consiste en decir “sí” a algunos proyectos y ”no” a otros. 

La organización se basa en tres etapas básicas.

1. Entender la demanda: qué es lo que el ambiente, la empresa o tu equipo necesitará de ti y por cuánto tiempo.
2. Entender la situación actual: qué estás produciendo ahora y cuál es el impacto de agregar nuevos proyectos a corto plazo.
3. Comparar la demanda con la situación actual y derivar de eso un plan: ¿qué es necesario hacer para garantizar que la demanda sea entregada? ¿Cuál es el plazo de recursos necesario? 

La planificación (la estrategia) debe producir tareas (las tácticas) que necesitan ser ejecutadas para alterar los eventos futuros y suplir las necesidades de la demanda.

Es importante recordar que, después de ese proceso, se debe dedicar algún tiempo a considerar el impacto de esa planificación y de esas decisiones.

Alcanzar tus metas

La gestión por objetivos u OKRs (Objectives and Key Results) debe ser utilizada para garantizar la velocidad después de la planificación. Define tus objetivos preguntándote “¿a dónde quieres llegar?”. A partir de ahí, enumera los resultados clave que esperas para saber si estás alcanzando tus metas. 

Elige áreas críticas y concéntrate en ellas. Describe de forma bien específica qué resultados esperas, de forma que no pueda haber dudas de si fallaste o no.

Tú, como gerente, puedes mejorar el desempeño de tus colaboradores y subordinados desarrollando la motivación. Puedes conseguirlo desarrollando la autoestima y reconociendo las contribuciones de los individuos. 

El desarrollo técnico personal, así como la capacidad de adquisición de nuevos conocimientos de las personas, son infinitos. 

Algunas personas consiguen evolucionar a partir de su competencia. Estas tienen la capacidad de dominar cada vez más su tarea, buscando volverse especialistas, para así obtener reconocimiento. Otras se enfocan en “conquistar” y “alcanzar objetivos” en todo lo que hacen. 

Ambos abordajes llevan a los individuos a probar y superar sus límites. 

Los comportamientos enfocados en desarrollo de competencias no deben ser recompensados con reconocimiento, ya que pueden no estar alineados a los objetivos de la empresa. En cuanto al desarrollo enfocado en realizarse, debe estar fomentado en toda la organización.

El secreto para delegar

La madurez en relación con la tarea es un criterio usado para definir la manera en que se gestiona a cada tipo de colaborador. Esta tiene en cuenta el nivel que presenta el empleado para adoptar un estilo diferente de gestión. 

Se puede organizar de forma directa a través de órdenes y explicaciones. Otra manera es la objetiva, enfocada en metas y resultados, pero ofreciendo mentoría. 

Por último, se puede planificar delegando en el liderazgo, esto es, el gerente tiene una participación mínima en la ejecución de la tarea. Este se encarga solo de acompañar los resultados y motivación del individuo.

Para elegir la estrategia a seguir, debemos estudiar el nivel de madurez de un empleado:

Bajo: tiene poca experiencia en el área requerida. Puede ser un nuevo funcionario o alguien que empieza en una profesión. La cuestión es que debe ser gerenciado de acuerdo a directivas. Es necesario explicarle las tareas con detalles, así como los resultados esperados, los recursos necesarios y el paso a paso de la ejecución. 

El estilo debe ser directivo, pidiendo que el funcionario tome notas y haga preguntas. Tu primer objetivo como gerente, es certificarte de que es capaz de concluir la tarea y volverse un empleado efectivo, competente y confiado.

Medio: posee alguna experiencia respecto a la tarea específica. Tiene un cierto nivel de competencia y cuenta con más confianza en su capacidad de ejecución. Aun así, su capacidad puede ser limitada y, en este caso, su gestión debe seguir un estilo objetivo. Explícale con claridad los objetivos y resultados esperados.

Acompaña el progreso gradualmente, pero déjales que descubran solos los pasos de ejecución. Deben acudir a ti como último recurso, cuando estén realmente paralizados. De lo contrario puedes estar “delegando de forma inversa”, es decir, dándoles un trabajo que te producirá problemas. 

Tu objetivo es desarrollar en el profesional la habilidad de llegar a soluciones reales sin depender de ti. Tu papel es convertirte en el mentor de este funcionario.

Alto: tienen una gran experiencia en el campo requerido y pueden ser considerados como expertos. Pueden, incluso, tener más conocimiento que tú en el área de actividad. En este caso, el modelo de gestión recomendado es la delegación del liderazgo. 

Enfócate en tener un altísimo alineamiento con los objetivos esperados. Deja claro que serán evaluados por sus resultados y dales total autonomía. Deja que ejecuten sus funciones solos y confía en ellos.

Las evaluaciones de desempeño

Esa confianza viene de la experiencia del profesional en ejecutar proyectos similares anteriormente. Debes evolucionar en la gestión del equipo, y en tu propia capacidad de delegar. Para conseguirlo, es importante que las responsabilidades de cada papel en tu empresa estén muy bien definidas, independiente de la madurez de cada profesional. 

También es muy importante que quede claro para los empleados que serán evaluados de manera diferente en cada nivel de madurez.

A la medida en que te desarrolles como gerente, busca cada vez más dominar tus habilidades para avanzar por medio de la delegación de responsabilidades. Domina el concepto de madurez en relación con la tarea y mira tu productividad mientras ayudas a los profesionales a tu alrededor a crecer. ¡Tu equipo lo agradecerá!

Un gerente talentoso entiende la importancia de medir el desempeño de su equipo. Debe saber que su competencia es la suma de las funciones de todos los miembros a su cargo. El análisis de productividad es la herramienta fundamental para ofrecer un feedback relevante sobre la tarea ejecutada por un colaborador.

El objetivo es mejorar el desempeño del individuo de acuerdo al nivel de habilidad y también mantener la motivación. Para realizar una buena evaluación es fundamental dejar claro, de forma anticipada, lo que buscas en un profesional. 

Además, mide resultados, escucha mucho y enfócate en el individuo. Tu objetivo es lograr un compromiso para encontrar soluciones. Una trampa común en la cual muchos gerentes caen es evaluar a las personas basándose en su potencial y no en sus resultados.

Las tareas difíciles

Si eres un gerente, existen dos tareas extremadamente complejas que son parte de tu día a día. Nos referimos a contratar buenos profesionales y lidiar con la marcha de profesionales talentosos. 

Para la primera, el secreto es desarrollar la habilidad de entrevistar candidatos. Cuando lo hagas, debes enfocarte siempre en medir su conocimiento, desempeño anterior e identificar discrepancias culturales potenciales con los valores de la empresa. 

Deja que el candidato hable la mayor parte del tiempo y solo interrúmpelo y cambia de asunto en caso de que la conversación se aleje del tema. Diseña escenarios, permite que los candidatos hagan preguntas. Economizar tiempo es también importante.

La otra situación difícil es cuando un profesional clave, aquel que realmente no te gustaría perder, renuncia. Cuando esto suceda, presta atención inmediata en el colaborador tan pronto sepas la noticia. 

Busca soluciones alternativas, ofrece una transferencia de departamento, consulta a los supervisores y haz lo posible para retener a este talento clave.

Para Andy, los gerentes tienen dos responsabilidades principales: la motivación del equipo en la cultura y su entrenamiento. Ambas deben incorporarse a los procesos de la empresa con mucha profundidad. 

Es extremadamente importante que la capacitación tenga un proceso claro, documentado, constante y repetido dentro de la organización. El entrenamiento no debe ser algo como una fecha marcada, que ocurre cada mes, en la primera semana. 

Debe ser continuo y parte de la operación diaria en la empresa, para que el profesional esté apto para ejecutar sus tareas. La motivación es la herramienta complementaria que ayuda a los colaboradores a mejorar su desempeño y adquirir su maestría.

Notas finales

El concepto fundamental de este libro dice que la función del gerente es monitorear la calidad y la cantidad de las entregas de cada departamento. Debe saber cuál es el resultado medible esperado de su trabajo y buscar siempre mejorarlo.

Además, Andrew Grove pone el énfasis en la importancia de capacitar a los empleados para que sean conscientes de su papel y métricas dentro de la empresa. Con estos consejos básicos podrás ser un gerente exitoso y ayudar a tu negocio a crecer.

Consejo de 12min

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