Trabalho Remoto em Tempos de Crise - resenha crítica

Este é um microbook dedicado a todos os empreendedores que desejam implantar o trabalho remoto, seja na modalidade home office ou em sistema de coworking, para se adaptar ao Novo Coronavírus ou, simplesmente, crescer mais rápido.

Os irmãos Pedro e Roberta, sócios fundadores da plataforma BeerOrCoffee, que ajuda empresas a encontrar soluções 100% remotas, apresentam os principais elementos do trabalho remoto, mostrando como a empresa funciona, os princípios fundamentais de sua cultura e as principais ferramentas utilizadas para tanto. Não perca! Vem com o 12minutos!

Quem são os “nômades”?

Os colaboradores da BeerOrCoffee recebem o apelido carinhoso de “nômades”, em referência ao fato de trabalharem de forma remota, ou seja, sem a necessidade de cumprir horários fixos e se fazerem presentes em escritórios.

Principais benefícios do trabalho remoto

A possibilidade de trabalhar a partir de qualquer lugar e em qualquer momento, com total flexibilidade de horários, é apontada como um dos maiores benefícios desse tipo de trabalho.

Com efeito, a empresa paga até 30% dos custos de viagem para os nômades, visando encorajá-los a atuarem em cidades que dispõem de um espaço de coworking da empresa. Isso é possível, pois, toda a economia gerada pelo fato da não necessidade de manter escritórios fixos é reinvestida na qualidade de vida dos membros da equipe.

Outros benefícios interessantes do trabalho incluem um Retreat anual. São 4 dias nos quais a empresa traz os colaboradores espalhados por todos os locais do Brasil e do mundo para vivenciarem de perto a cultura organizacional e realizarem juntos uma intensa jornada de conexão. Eventos como gincanas, além de diversas atividades físicas e mentais fazem parte do roteiro.

É válido citar também políticas como o “Snack Time”, por meio da qual os nômades em coworking podem pedir, via apps de entrega de comidas, quaisquer refeições que desejarem; e o NHS, ou “Nômade Happiness Score”, métrica específica para acompanhar os níveis de satisfação e felicidade dos colaboradores.

O processo de onboarding

O processo de onboarding, ou seja, a acolhida e adaptação de novos nômades aos grupos de trabalho do BeerOrCoffee ocorre, principalmente, por meio de uma ferramenta chamada “Notion”.

Trata-se de uma espécie de “Wikipédia” da empresa. É necessário ter o cuidado de trazer aos novos colaboradores informações completas sobre o negócio, os profissionais envolvidos, quais são as suas histórias, como os acompanhamentos são feitos, a essência da organização e os seus valores.

Por meio do Trello, por exemplo, são oferecidas aos nômades várias dicas e sugestões (incluindo livros, documentários, blog da empresa etc.) a respeito de conteúdos nos quais a empresa se inspira, dando exemplos de outras organizações e startups no mundo que trabalham remotamente com sucesso.

A importância dos Rituais

Para que um ritual se estabeleça, a constância é fundamental. Desse modo, as pessoas podem se sentir partes de um todo, e a cultura corporativa é fortalecida. Começar um ritual com música ajuda a colocar todos os presentes em uma mesma “vibração” energética, contribuindo para fazer com que indivíduos em diferentes fuso horários entrem no mesmo clima.

Há um profissional exclusivamente voltado ao tratamento pessoal, com experiência e perfil adequado para lidar com questões sentimentais, emocionais e qualquer assunto que possa impactar na saúde e equilíbrio mental dos nômades.

Além dos rituais sazonais, voltados a datas especiais, como Natal e Carnaval, a BeerOrCoffee implementou:

• o hábito de, ao menos uma vez por semana, trabalhar de um coworking parceiro e estimula os nômades para que agendem encontros com outros nômades sempre que possível, visando fortalecer as conexões;
• Donuts: a cada 15 dias os colaboradores conversam entre si, por 15 minutos, sobre qualquer assunto, exceto trabalho. Um bot da plataforma realiza esse match randômico via Slack;
• Happy Nômade Hour: todos os dias, das 12h às 12h40, de segunda a quinta feira. Essa atividade é opcional e voltada à interação social entre colaboradores;
• Happy Hour do Conhecimento: todas as sextas-feiras, das 12h às 13h, todos os integrantes da empresa entram em um mesmo link. Funciona com pauta aberta, ou seja, qualquer pessoa pode abrir um tópico, que será votado (pode ser uma explicação da área de vendas, de marketing etc.) para explicar um pouco mais sobre aquela área da empresa. Os conhecimentos trazidos, no entanto, não se restringem à empresa, englobando quaisquer campos de interesse dos nômades;
• Call de OKR (sigla inglesa para Objetivos e Resultados-Chave, em tradução livre): das 11h às 12h30, nas quintas-feiras. A atividade serve para trazer os indicadores de entregas de cada colaborador. A empresa aproveita o momento para reforçar a cultura data-driven, voltada a resultados e não a locais ou horários;
• OKR Day: cada área reflete sobre seus próprios indicadores, que são atualizados tanto pela intervenção da equipe quanto pela Inteligência Artificial (IA) da própria plataforma;
• meditação remota: opcional, via link do Zoom, uma ferramenta de videoconferência. Todas as quintas-feiras é possível participar de meditações remotas guiadas.

Quais ferramentas são essenciais para o sucesso do trabalho remoto?

As empresas que estão optando pelo trabalho remoto devido à atual crise do Covid-19, não devem utilizar todas as ferramentas que listamos a seguir de uma só vez. Nesse sentido, é altamente recomendável se concentrar apenas em uma ou duas principais e realizar sua implementação paulatinamente.

As demais ferramentas, que podem ser vistas em detalhes nos canais da empresa, devem ser vistas como complementares, isto é, podem facilitar processos e aumentar a produtividade apenas quando uma cultura baseada na confiança de respeito aos “combinados de entrega” já estiver bem estabelecida.

Slack

O Slack funciona como uma espécie de “WhatsApp” corporativo. Os profissionais da BeerOrCoffee não se comunicam por e-mails, e sim utilizam essa ferramenta que, assim, converteu-se no verdadeiro “coração” da empresa.

O Slack proporciona grupos divididos por área (marketing, Customer Success, operações etc.). Como são pessoas das próprias áreas que estão nesses grupos, as comunicações tornam-se mais úteis e fluidas.

É possível, também, conversar diretamente (em chat privado) com uma pessoa específica. Segundo Pedro, a ferramenta é melhor que o WhatsApp por ter integrações com bots e funcionalidades que permitem dividir muito bem as questões pessoais das profissionais, servindo como um ambiente virtual de escritório para empresas.

Clockwise

Trata-se de uma ferramenta de agenda que pode ser instalada como extensão do Google Chrome. Com ela, você pode visualizar como está o seu time em relação à disponibilidade, traçando, por meio de sua IA, a melhor forma de utilizar o seu tempo.

Outras funcionalidades do Clockwise que merecem destaque incluem a possibilidade de mostrar às pessoas no Slack o andamento de suas notificações e status. Além disso, a própria inteligência artificial entra automaticamente nas agendas dos membros da equipe e marca reuniões em horários nos quais todos os membros estão disponíveis.

E tem mais! A ferramenta permite verificar os indicadores de produtividade relacionados ao tempo destinado a foco ou à participação de reuniões, por exemplo, visando oferecer os fundamentos necessários para que os próprios colaboradores reformulem as suas prioridades.

Google Drive

Como a empresa é 100% remota, não existem armários ou gavetas. Nesse sentido, o Google Drive é usado para armazenar todas as documentações, gerando links que ficam disponíveis para todos, dentro do Notion 

Notas Finais

No trabalho remoto, a BeerOrCoffee criou o excelente hábito de documentar tudo o que é feito pela empresa, o que acaba sendo muito benéfico. Em momentos de crise, como o que estamos vivendo devido ao Coronavírus, os processos ficam mais fáceis, pois, tudo já vem sendo compartilhado há muito tempo.

É imprescindível, também, documentar as decisões que são tomadas, a fim de que todos os envolvidos, mesmo aqueles que não puderam estar presentes em uma determinada videoconferência, possam ser atualizados.

Esses pontos de comunicação devem ser formalizados para evitar a criação de “tribos” nos diferentes escritórios (virtuais ou não) de uma mesma empresa. Isso pode ocorrer, por exemplo, quando certas práticas e culturas são adotadas em um escritório de São Paulo e outras, totalmente diferentes, são incorporadas à rotina do escritório do Rio de Janeiro.

Além disso, a formalização e documentação evita que as pessoas que estão distribuídas sintam-se “fora” em relação aos indivíduos que estão fisicamente próximos.

Dica do 12min

Gostou do microbook? Então, não perca a oportunidade de manter-se atualizado quanto aos melhores conteúdos sobre coworking, home office e outros tipos de modelos de trabalho: acompanhe as postagens no blog oficial da BeerOrCoffee!