The 12 Week Year - resenha crítica

Entendendo o plano de 12 semanas

Está na hora de descartar o pensamento anual e começar a trabalhar como se cada mês, semana e dia contassem. A periodização quebra o ano em quatro ciclos de 12 semanas, e te ajuda a alcançar resultados excepcionais dentro de cada período. Esqueça que o ano tem 12 meses, você vai pensar agora em termos de 12 semanas. Os 10 princípios que fazem a periodização funcionar como um incentivo à produtividade, são:

#1: Faça valer cada semana: O problema com as metas anuais é que elas dão a impressão de que você tem um longo caminho pela frente até o fim do ano. É fácil desistir nos primeiros meses, porque você acredita que pode recuperar o tempo perdido depois. Se você ignora o pensamento anual, e ao invés disso se foca em alcançar o máximo que puder nas próximas 12 semanas, vai conseguir trabalhar com muito mais propósito e paixão. Não há nada como um prazo para te motivar, então adiante e comece a trabalhar.

#2: Conecte-se emocionalmente: O segredo para alcançar muitos resultados em qualquer esfera da atividade humana é ter uma visão convincente para que você possa se conectar em um nível emocional. Se você tem uma visão do futuro que é maior que sua realidade atual, você pode começar a trabalhar nas mudanças necessárias para conquistar seu objetivo.

Sua visão de negócios não vai existir em isolamento, mas será alinhada com sua visão pessoal. Você precisa primeiro articular o que você quer em sua vida em todas as dimensões – espiritual, relacionamentos, familiar, renda, estilo de vida, saúde e comunidade. Depois que você esclarece sua visão pessoal, você pode criar objetivos de negócio e de carreira alinhados.

#3 Desenvolva seu plano: Para alcançar em 12 semanas o que você costumava alcançar em 1 ano, você vai precisar trabalhar em um plano escrito por três motivos:

Um plano escrito reduz erros.

• Um bom plano escrito economiza tempo.
• Um plano bem pensado te dá muito mais foco.

Para desenvolver um plano de 12 semanas, siga dois passos principais. Primeiro, identifique três objetivos gerais para as próximas 12 semanas. Lembre-se de que, se você alcançar esses objetivos, você vai se sentir bem porque está progredindo em direção à sua visão de longo prazo. Em segundo lugar, para cada objetivo de 12 semanas, especifique quais táticas serão usadas para alcançar esse objetivo. Tenha certeza de que suas táticas são específicas, diretas, incluem um prazo final e atribuem responsabilidades quando possível.

#4 Execute uma semana por vez: Depois que você desenvolver seu plano de 12 semanas, você vai precisar ter atitude para cumpri-lo. A execução acontece quando você segue o plano e a melhor maneira de fazer isso é desenvolver um plano semanal que se alinha com o plano de 12 semanas.

Na prática, seu plano semanal define blocos de tempo em que você vai trabalhar, sem interrupções, nas táticas que definem seus objetivos gerais. Um bom plano semanal vai também incorporar esses elementos:

• Uma sessão de planejamento semanal onde você vai revisar o progresso da semana anterior e descobrir quais táticas serão utilizadas na semana seguinte.
• Uma sessão de planejamento rápida de 5 minutos, que começa todos os dias, em que você revê suas prioridades e planeja as atividades diárias.
• Um plano de tempo em que você define onde e quando irá realizar as atividades que estão alinhadas com suas estratégias e prioridades.

#5 Meça seus resultados: Se você quer aumentar seus níveis de desempenho, desenvolva indicadores semanais. Eles devem servir para ajudem a acompanhar seu desempenho nas atividades críticas que precisam ser realizadas todas as semanas, para alcançar os objetivos gerais de 12 semanas. Medir a porcentagem de atividades que você completa a cada semana vai te ajudar a alcançar a excelência.

Observe que seus indicadores semanais precisam estar alinhados com seu plano geral de 12 semanas e com seu plano semanal. Os indicadores te dão uma medida dos objetivos, e te ajudam a entender como anda sua execução. Você precisa ser honesto e transparente ao usar seus indicadores semanais. Se você não estiver executando de acordo com suas prioridades, você vai sentir um tipo de tensão produtiva, que pode sinalizar que você precisar voltar a trabalhar. Um bom indicador vai te mostrar o que você precisa melhorar em sua execução e quais são seus pontos fortes.

#6 Tenha um propósito: O segredo para alcançar grandes realizações em 12 semanas é ser intencional sobre o uso do seu tempo. Estudos demonstraram que até mesmo profissionais ocupados e sem tempo desperdiçam cerca de duas horas todos os dias com coisas aleatórias. Para recarregar sua produtividade, você precisa ser mais intencional com seu tempo.

Ao invés de se focar em tentar acabar com as interrupções, utilize uma abordagem mais positiva. Separe um tempo toda semana para se dedicar exclusivamente às suas tarefas estratégicas. Uma boa maneira de fazer isso é alocar diferentes blocos de tempo em seu cronograma:

• Blocos estratégicos devem ter 3 horas de duração. Esse é um tempo ininterrupto em que você desliga seu telefone e a internet, e foca todo seu intelecto e criatividade em produzir resultados inovadores. Para a maioria das pessoas, um bloco estratégico por semana é suficiente.
• Blocos buffer são utilizados para lidar com atividades de pouco valor. Dependendo de suas necessidades, um bloco buffer de 30 minutos por dia pode ser suficiente, ou você pode precisar de uma hora pela manhã e uma hora no final do dia. Agrupando essas atividades em blocos, você consegue assumir o controle do seu dia.
• Blocos de escape também devem ter 3 horas de duração. Você usa esse tempo para recarregar suas baterias. Esse é o tempo em que você sai do escritório e faz alguma coisa divertida.

Construindo seu cronograma diário e semanal com uma mistura de blocos buffer, estratégicos e de escape, você consegue trabalhar para expandir seu tempo de desempenho. Aumente os blocos toda semana, assim você vai observar um impacto imediato nos resultados gerais.

#7: Domine seus resultados: Em uma perspectiva do planejamento de 12 semanas, a responsabilidade significa que você é dono dos seus próprios resultados, independentemente das circunstâncias. Você faz a escolha de se mover e de encontrar maneiras para aumentar sua produtividade.

Para aumentar seu desempenho, você precisa parar de esperar que a economia melhore, que sua empresa desenvolva um produto melhor ou um preço melhor. Comece a trabalhar com as coisas que estão sob seu controle – seus pensamentos e ações.

#8: Assuma compromissos: Para ter um alto desempenho, você precisa manter suas promessas, independentemente se essas promessas foram feitas para você ou para outras pessoas. Indivíduos com alto desempenho não são assim por acidente, eles são agressivos e sistemáticos em todos os pontos, e têm atitude para que grandes coisas aconteçam. Para conseguir cumprir seus objetivos de um ano em 12 semanas, você vai precisar fazer a mesma coisa.

O segredo para se tornar mais produtivo é ser 100% comprometido:

• Tenha um motivo convincente, claro e pessoal para produzir resultados.
• Descubra que atitudes vão gerar os resultados que você quer.
• Calcule seus custos – esteja disposto a fazer sacrifícios.
• Vá em frente e aja de acordo com seus compromissos.

#9: Trabalhe em seu desempenho: Atletas olímpicos não alcançam a grandeza no momento da competição. Eles se tornam grandes quando decidem pagar o preço de treinar duro, e então se esforçam no treinamento e fazem os sacrifícios necessários. Quando chegam os jogos olímpicos, tudo que fazem só confirma o preço que pagaram por aquilo.

De maneira similar, para utilizar a filosofia das 12 semanas, você precisa escolher fazer coisas que vão te tornar grande. Atletas chamam isso de “entrar na zona” ou “jogar na zona”. Isso reflete o fato de que eles estão presentes no momento, deixaram suas distrações de lado e estão focados em seu desempenho. Para entregar grandes resultados, você deve fazer o que for preciso para entrar na zona e ficar lá. Escolha fazer as coisas que você precisa para se tornar grande.

#10: Procure desequilíbrios intencionais: Muitas pessoas falam sobre manterem uma vida equilibrada, mas a realidade é que você não quer gastar a mesma quantidade de tempo em todas as áreas da sua vida. O segredo para aumentar sua produtividade é ter um propósito sobre onde e como você gasta seu tempo, energia e esforços.

Para avançar, você precisa procurar e criar alguns desequilíbrios intencionais. Toda vez que começar um novo período de 12 semanas, escolha algumas áreas chave da sua vida para se focar e para melhorar. Você pode fazer isso não só em seus objetivos financeiros, mas também em seus relacionamentos pessoais, sua vida em comunidade, seu bem-estar espiritual, sua saúde física, e assim por diante. Cada uma dessas áreas te dá mais energia ou te desgasta. Use a abordagem das 12 semanas em todas as áreas da sua vida, não só em sua carreira.

Como um ano possui 52 semanas, se você utilizar o ciclo das 12 semanas, terá uma 13a semana a cada trimestre. Use essa semana para planejar seu próximo ciclo. Se tudo estiver indo bem, você pode escolher essa 13a semana como um “recesso”.

Executando o plano de 12 semanas

Para alcançar os resultados de um ano em apenas 12 semanas, você vai precisar de um ótimo sistema de execução. O sistema de execução de 12 semanas é baseado em três princípios:

#1: Responsabilidade - você precise estar disposto a se responsabilizar por seus resultados, independentemente das distrações, circunstâncias desfavoráveis ou qualquer outra coisa. Para ser responsável, você deve sempre se perguntar: “O que mais posso fazer agora para alcançar os resultados que preciso? “

#2 Compromisso - você deve fazer e manter suas promessas, especialmente aquelas feitas para você mesmo. Em termos práticos, compromisso é uma disposição com suas ações e resultados futuros. O plano de 12 semanas exige que você se comprometa em avançar e entregar o que for preciso.

#3: Nobreza - você precisa decidir fazer o que for necessário para ter alto desempenho. Você se compromete em se tornar grande antes mesmo que seus resultados apareçam. Você escolhe fazer coisas que vão te mover na direção certa.

Enquanto esses princípios formam uma boa base, para trabalhar com as 12 semanas você precisa melhorar sua habilidade de execução. Em outras palavras, para ter êxito, você precisa aplicar algumas disciplinas para melhorar suas habilidades e seu conhecimento.

Analisando cada disciplina:

Visão: Se você tem uma visão atraente – que está alinhada com seus objetivos pessoais – você será capaz de se esforçar para que as coisas aconteçam.

Se desafie a ter uma grande visão. A história mostra que, aqueles que alcançaram coisas espetaculares, tiveram a audácia de sonhar e de trabalhar duro para tornar esses sonhos, realidades. Desenvolver uma visão é um exercício.

Para criar uma visão motivacional de 12 semanas, tente esse exercício de três passos:

#1: Articule suas aspirações de longo prazo e sua visão geral. Pense sobre o que você quer alcançar nos próximos 10 ou 15 anos

#2: Esclareça o que você quer criar nos próximos três anos e descreva como imagina uma ótima vida profissional e pessoal

#3: Desenvolva seu primeiro plano de 12 semanas. Defina seus alvos e as ações diárias para alcançar esses objetivos.

• Compartilhe sua visão com outras pessoas – fazer isso vai aumentar sua responsabilidade para ter atitude.
• Escreva sua visão e a mantenha com você – revise-a todos os dias e se comprometa em alcançá-la.
• Gaste alguns minutos todos os dias para refletir em seu progresso – seja intencional sobre seu progresso todos os dias.
• Tenha certeza de que, o que você escreve é importante – de que é sua visão, e não uma visão de outra pessoa. Se conecte emocionalmente com sua visão.
• Tenha certeza de que sua visão te inspira – ela deve te desafiar a fazer grandes coisas, e a viver sua vida com paixão e compromisso.

Plano: Para melhorar sua produtividade, você vai precisar de um plano eficiente que se foca nos itens que são prioridade. Desenvolver um plano de ação escrito aumenta suas chances de sucesso, porque alimenta hábitos sólidos de execução.

Seu plano de 12 semanas precisa ser muito prático para ser eficiente. Preencha o plano com objetivos e táticas que são:

• Específicas e mensuráveis
• Descrevem o sucesso
• Declaram de maneira positiva
• Realistas
• Atribuídas a alguém

Depois que você começa a desenvolver seu plano de 12 semanas, pense sobre como você vai responder estas duas perguntas:

• Quais ações serão difíceis para você?
• O que você pode fazer para superar essas dificuldades?

A maioria das pessoas entende que devem trabalhar com um plano escrito, mas não se preocupam em escrevê-lo, porque acreditam que não irão utilizá-lo. Esse é um pensamento problemático. Você precisa trabalhar para escrever seu plano de 12 semanas, porque isso vai te motivar a fazer seu melhor.

Outras pessoas caem na armadilha de acreditarem que não terão tempo suficiente para planejar. Essa ideia também é problemática. Inúmeros estudos demonstraram que desenvolver um bom plano vai reduzir o tempo que você gasta para fazer as coisas em 20% ou mais. Quanto mais você planeja, mais tempo tem.

• Garanta que seu plano de 12 semanas se alinhe com sua visão de longo prazo – que ambos estão conectados e que o plano seja uma extensão da sua visão.
• Seja simples – se foque nas três prioridades do ciclo de 12 semanas, depois reavalie e identifique três novas áreas.
• Faça seu plano ser importante – construa o plano com base em seus objetivos e nas coisas que importam para você.
• Se você está trabalhando em um time, dê a todos uma voz ao desenvolver o plano – faça com que os membros do time ajudem a selecionar os objetivos para que se sintam responsáveis.

Controles de processo: Os controles de processo te ajudam a colocar ferramentas, sistemas e estruturas de apoio no lugar certo, alinhando o que você faz com seus objetivos prioritários. Você precisa colocar as estruturas de suporte e os processos que vão te permitir fazer ser mais produtivo todos os dias.

Um plano escrito vai organizar sua semana. Seja simples – escreva o plano e organize quando você vai agir. Use seu plano semanal para gerenciar todos os dias e garanta que as tarefas certas estão sendo cumpridas.

Não tente fazer isso sozinho. Estudos mostram que você tem 10% de chance de sucesso se você faz sozinho. Se você tem o suporte de um colega, suas chances são de 80%. A melhor maneira de fazer isso é organizar um ciclo assim:

• À medida que você passa por cada semana, observe como suas ações se combinam com seu plano. Acompanhe e anote como você está executando o plano. Esse registro será um ótimo indicador do seu sucesso no futuro.
• Planeje suas atividades da semana seguinte com detalhes. Faça isso enquanto os sucessos e desafios da semana anterior ainda estão em sua mente.
• Se encontre regularmente com um grupo pequeno de colegas que estão interessados em seu sucesso a longo prazo. Discuta com eles o que está funcionando bem e o que não está. Se prepare para incorporar em seu plano algumas dicas e técnicas sugeridas pelo grupo. Você vai encorajar outras pessoas a fazerem o mesmo.

A única maneira de você ter uma chance realista de cumprir seus objetivos ambiciosos, será adquirindo uma rotina semanal. Assim você observa sua semana que passou, planeja a semana seguinte e é incentivado por um pequeno grupo de colegas.

Medições: As medições e os registros impulsionam o plano de 12 semanas. Você vai ter de bons indicadores de atraso. As medições são o feedback que sinalizam se você está sendo produtivo ou não.

Para cada um dos seus objetivos de 12 semanas, você deve analisar quais são os indicadores de atraso ou de progresso disponíveis. A diferença entre os dois tipos são:

• Indicadores de progresso são coisas que precisam acontecer no início da execução do processo. São as ações que você precisa tomar para trazer os resultados que você quer. Por exemplo, se você está tentando perder peso, a quantidade de comida que você vai consumir e a quantidade de exercício que vai fazer, são seus indicadores de progresso. Eles irão influenciar os resultados gerados.
• Indicadores de atraso são essencialmente resultados.

Se você consegue descobrir quais são seus indicadores para cada um dos seus objetivos, e então observa como você está se saindo em cada indicador semana a semana, você vai conseguir monitorar seu progresso e poderá mudar alguma coisa caso necessário. Você pode fazer isso usando uma planilha, uma tabela do Word ou até mesmo uma folha de papel, se preferir. Desenvolva um indicador para rastrear como você executa suas táticas planejadas.

• Essa abordagem funciona melhor se você puder rever seus indicadores todas as semanas com um amigo ou um pequeno grupo de colegas – e se você se comprometer em progredir um pouco a cada semana.
• Um indicador de execução semanal de 85% é muito bom – não fique frustrado se você não atingir 100%. Continue trabalhando para aumentar seu nível de execução a cada semana.
• Mantenha suas sessões de avaliação breves e descomplicadas – faça isso na mesma hora todas as semanas. NA maioria das semanas, você vai gastar 15 minutos ou menos com isso.
• Faça mudanças quando necessário – não abandone o sistema. Rastreie seus indicadores de progresso, identifique as causas de queda de desempenho e faça as mudanças necessárias.

Uso do tempo: Se você não está no controle do seu tempo, você não está no controle dos seus resultados. Para fazer mais, você precisa utilizar seu tempo sempre com intenções claras. Você precisa tomar o controle do seu dia.

Um estudo de 2005 concluiu que 28% do tempo do profissional médio é desperdiçado com interrupções que acontecem aleatoriamente. Se você consegue controlar seu tempo e consegue eliminar essas interrupções, sua produtividade vai crescer consideravelmente.

Outra coisa que pode fazer uma grande diferença em como você usa seu tempo é o compromisso em utilizar seus pontos fortes, ao invés de trabalhar com seus pontos fracos. Se você consegue usar seu tempo fazendo as coisas que sabe fazer melhor, você será muito mais produtivo.

É muito importante que você construa sua semana por escrito, antes de tentar executar o que você quiser. Pode parecer que você não tem muito tempo sobrando, mas se você não consegue escrever seus planos primeiro, eles não vão funcionar na prática também. Tenha certeza de que você está fazendo suas atividades mais importantes primeiro.

Notas Finais

A maioria das pessoas abandona seus objetivos anuais e acaba o ano sem muitas mudanças e vitórias. E isso acontece porque temos muita dificuldade com prazos longos e em seguirmos direções sem uma visão do futuro.

Por isso, utilizar o plano das 12 semanas pode ser uma ótima saída, planejar para um período mais curto de tempo nos ajuda a visualizarmos o futuro, e também nos ajuda a termos atitude. Lembre-se de que seu plano deve ser escrito, mantê-lo apenas em sua mente vai fazer com que pareça algo distante e desinteressante para você.

Ao criar seu plano de 12 semanas, faça com que ele esteja alinhado com seus objetivos de longo prazo, que seja realista e mensurável. É muito importante continuar medindo e acompanhando seus resultados ao final de cada ciclo. Boa sorte e muito sucesso na execução do seu plano.

Dica do 12’

Considerando a metodologia do ano em 12 semanas, o importante é terminar este livro com um dever de casa. Que tal começar agora mesmo a colocar o plano em prática? Lembrando que tudo precisa ser documentado! Então abra já um documento de texto, uma planilha ou o que achar melhor e mãos à obra!