Curso de Gerência de Projetos - resenha crítica

Concepção do projeto

Projeto é um esforço por um determinado período de tempo para alcançar um ou vários objetivos, feito de forma simples e lógica através dos recursos necessários.

Quando um ser humano planeja algo, consegue realizar coisas além de sua capacidade. Hoje em dia, mesmo com o avanço da tecnologia, fica muito difícil controlar todos os acontecimentos de um projeto. Então, pode-se, com um sistema de gestão de projetos, recorrer à tecnologia.

Primeiramente, para um projeto dar certo, devemos definir o objetivo. Ao se vender um produto, não basta analisar somente a cor, o preço ou o marketing. Basta satisfazer as necessidades, e muitas vezes encantar o cliente interno e externo.

É preciso fazer o levantamento ou estimativa dos recursos necessários: o que precisa para realizar o projeto; quais os recursos; equacionamento; e até, muitas das vezes, as necessidades ou problemas não passa apenas de oportunidades disfarçadas que devem ser analisadas criteriosamente

Confira, a seguir, o tripé que estrutura o mundo dos negócios, em particular, os requisitos obrigatórios para o sucesso de um projeto ou a Gestão do mesmo:

• tomar decisões corretas: uma clara definição dos objetivos e um detalhamento das decisões corretas concorrem para o sucesso do projeto;
• trabalhar rapidamente: na execução do projeto é preciso saber se ele pode ser realizado rapidamente. O nosso capital mais valioso é o tempo. Sendo assim, o desempenho e a rapidez nos processos passaram a ser fundamental.

Liderança

É preciso ter uma liderança forte para comandar um time ao sucesso. Quer seja um técnico de futebol, um presidente, ou até um síndico de um prédio, deve-se estar à sua especialidade e conhecê-la como um todo.

Um líder não “fracassa”, ele “aprende”. Ele “não dá o peixe”, “ensina a pescar”, ele não “guarda rancor”, ele “ama” são notoriamente temas atuais que não podem faltar em um líder de sucesso.

Seguem abaixo alguns itens essenciais para um bom líder:

• credibilidade: a nossa reputação se forma com o decorrer dos anos adicionados à nossa credibilidade. Afinal, ninguém segue um líder que não a possua;
• visão: as pessoas normalmente seguem quem sabe para onde ir e, portanto, um líder precisa enxergar além de todos os liderados;
• implementação: um líder basicamente precisa saber implementar e diagnosticar todas as situações. É como um controle remoto. Não precisa saber como funciona, os chips e bytes, mas saber que se apertando aquele botão ele irá mudar de canal;
• ética: não é recomendável mentir. Um líder mentiroso perde a credibilidade de seus liderados e muitas vezes perde o seu cargo. Um líder desonesto, do mesmo pode, pode colocar tudo o que conseguiu, inclusive sua reputação, risco;
• reação a mudanças: um líder de sucesso deve estar atento às mudanças, quer sejam internas ou externas, que possam afetar diretamente ou indiretamente o andamento do projeto;
• automotivação: hoje em dia encontram-se muitos livros relacionados à motivação e obtenção de metas. Mas um líder de sucesso tem que ser automotivado, ou seja, não depender de nenhum fator externo para estar motivado;
• valores: honestidade, ética, compromisso com o cliente, “mais por metro quadrado”, são valores que transcendem o valor do dinheiro.

Planejamento estratégico

Um planejamento estratégico deve ser feito pensando no futuro. Normalmente, é esquematizado para o próximo ano, para dois ou até cinco, alguns chegam a sete, oito, dez e até vinte anos.

No planejamento estratégico também se avalia previsões futuras de simulações de ambientes econômicos, governamentais, concorrência e até tendências. Com ele você define onde se quer chegar e quais as metas e ações necessárias para alcançar os objetivos.

Benefícios do planejamento estratégico:

• estabelecer uma visão;
• estabelecer uma missão
• inspirar toda a organização.

Etapas na implementação de um projeto

Para implementar um projeto, é preciso antever situações e principalmente ter elementos necessários ao sucesso.

Estudo de identificação

Deve-se estar claro o objetivo do projeto e algumas perguntas profundas, tais como:

• o produto ou serviço atende ao que foi pedido?
• a localização e os elementos para a implementação local estão disponíveis?

Investigação de mercado

Antes de incorrer em erro deve-se considerar o mercado e suas nuances, de modo a evitar a ocorrência de custos desnecessários ou projeto inválido.

Imagine por exemplo fazer uma campanha de marketing com panfletos, anúncio na TV e descobrir que a propaganda não fala do produto e nem explica o seu objetivo ao mercado-alvo, dentre outros indicadores:

• preços muito altos com relação ao mercado;
• produtos ou serviços obsoletos;
• falta de interesse do mercado na aquisição do produto ou serviço.

Localização

O objetivo da melhor localização é obter uma ótima rentabilidade, escoamento da produção e o perfeito funcionamento da execução do projeto, incorrendo no mínimo de erros e facilidade aos recursos e insumos, respeitando as leis locais e normas de funcionamento.

Esta parte fundamental pode gerar consequências a longo prazo e, muitas vezes, os problemas, posteriormente, não se resolvem facilmente com uma simples mudança de domicílio.

Como fazer uma agenda

A eletrônica e as novas tecnologias de comunicação tornam a vida mais rápida. Para que isso funcione é preciso:

• acerto: o improviso, a indisciplina, o descaso e a preguiça levam ao erro, que consome recursos e tempo, além de causar aborrecimentos e má qualidade;
• economia: de um lado entram esforços, tempo, recursos; de outro, saem resultados;
• produtividade: é o resultado de conhecimento, recursos, métodos, habilidades, motivação e direção. Melhore cada um desses ângulos e sua produtividade estará em crescimento;
• recursos: para aumentar a produtividade, é indispensável aprender a lidar com novos equipamentos, máquinas, instrumentos, dinheiro, espaço. Recursos mal utilizados são desperdício;
• métodos: requerem conhecimento e disciplina. É preciso aprendê-los e efetivamente praticá-los. Eles permitem um uso adequado dos recursos, do conhecimento e até do talento individual. É fundamental manter uma chama acesa.

Para eliminar a desorganização e iniciar uma agenda é preciso tomar as seguintes medidas:

• eliminar o que não serve;
• organizar as informações;
• definir um local de armazenamento.

Para ser uma boa agenda, não importa se ela é de papel ou eletrônica, ela deve contribuir para o planejamento das atividades diárias, de modo que seja possível controlar e executar várias atividades ao mesmo tempo.

Dessa forma, ela será sua companheira inseparável para:

• planejar o dia e a semana;
• registrar ideias e tarefas;
• armazenar números de telefone, celular e endereços de e-mail;
• armazenar informações pessoais;
• registrar tarefas e seus prazos;
• registrar tarefas recorrentes;
• registrar datas e compromissos.

Gestão da tecnologia da informação

Existem fatores reiterativos para a etapa de tecnologia em um projeto, sendo que tecnologia envolve todos os recursos necessários para cumprir o prometido:

• pessoas: sem pessoal capacitado e disposto a ceder informações e a trabalhar fica praticamente impossível implantar qualquer tecnologia;
• processos: envolve regras de negócio, conhecimento de mercado e atividades internas da organização;
• treinamento: a capacitação evita erros, retrabalho e a produtividade aumenta;
• informática: após essas três etapas anteriores, é possível implantar um sistema de gestão em informática.

A escolha da tecnologia a ser utilizada deve estar baseada nos processos, na capacidade de produção, no faturamento e em todos os aspectos relativos à propriedade intelectual.

Gestão da inteligência

Estamos vivendo em um mundo em que há crescente quantidade e qualidade de informações, em contrapartida ao número decrescente de cérebros realmente pensantes.

A gestão do conhecimento com base na inteligência propicia um aproveitamento das informações e ideias para a obtenção de novos negócios e na definição de como utilizar o conhecimento disponível para aproveitar as centenas de novas oportunidades que estão surgindo nesta nova sociedade da informação.

Grandes corporações colocam na sua contabilidade o capital intelectual e, muitas vezes, perder um talento representa perder inovação e competitividade.

No mundo globalizado, em média 60% dos problemas das empresas são inéditos. Os livros, na maioria dos casos, não vão ajudá-lo. Existem problemas cuja solução será obtida através do networking e a informalidade das redes sociais.

Gestão CRM (Customer Relationship Management)

Fidelização é a manutenção dos clientes mais lucrativos para obter a máxima participação nas compras.

Imagine por um momento um cliente perfeito que compra todo mês, paga pontualmente e não existem problemas com ele. Este é o cliente mais lucrativo.

Pensa-se, muitas vezes que o cliente mais rentável é aquele que compra mais. Puro engano. Um cliente pode comprar muito e não pagar. Este não será o cliente perfeito.

Você já deve ter ouvido falar do pós-venda. Seria ótimo se o seu médico, advogado, síndico te ligasse para ver como você está após a operação ou o processo. Mas na prática, não acontece.

O CRM (Customer Relationship Management) envolve pessoas, processos, treinamento e tecnologia, mas, no fundo, funciona mesmo como uma filosofia. Um CRM bem-sucedido é aquele em que conhece o cliente e, a partir daí, explora rapidamente as oportunidades de negócio geradas.

É uma estrutura de trabalho bem definida para o conhecimento do cliente e não apenas para o “computador”. No Brasil, a cultura geral diz que quando se coloca um computador informatiza um processo.

Na verdade, um computador não representa muita coisa. Ele precisa de um “sistema” sem o qual não pode funcionar. E também é preciso pessoas capacitadas para operá-lo.

O perfil do gerente de projetos no Brasil

O gerente de projetos é o profissional que, em sua atuação, conjuga as habilidades de formação de equipe, planejamento, controle e execução de operações em uma empresa.

Para isto, são exigidas competências e conhecimentos práticos que envolvem:

• grande influência na organização a ser implantado o projeto;
• planejamento estratégico, tático e operacional;
• habilidades de comunicação e negociação;
• gestão de riscos, conflitos e resolução de problemas;
• liderança, motivação e aconselhamento;
• controle de contratos e legislação comercial;
• normas de segurança e saúde;
• Tecnologia da Informação;
• Gerência financeira e contabilidade;
• Vendas, marketing e canais de distribuição;
• Logística.

Embora nem todos os gerentes de projetos possam ser experts em todas essas áreas, é exigido que o profissional seja um bom gerente administrador destes recursos.

Notas Finais

Se você é um gestor, deve dedicar a máxima atenção a todos os elementos que apontam para a conveniência de realizar uma adequada gestão de projetos.

Tais elementos podem estar relacionados à necessidade de incrementar a competitividade da empresa, ampliar as margens de lucros, atender a demandas específicas de sua base de clientes, incorporar soluções tecnológicas aos procedimentos diários etc.

Manter-se atento a esses requisitos permitirá gerenciar satisfatoriamente os projetos no interior da organização, de modo a obter vantagens já a curto prazo e, assim, impactar positivamente seus resultados.

Dica do 12’

Se você deseja garantir o sucesso da sua gestão de projetos, aproveite alguns links selecionados por Alex Pimentel e encontre softwares para download e informações úteis. Confira:

• Trial do Microsoft Office Project Professional
• GP3 – Gestão de processos, projetos e pessoas
• Dot Project
• Gerência de Projetos Wikipédia