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Trabalhe menos, ganhe igual

Trabalhe menos, ganhe igual Resumo
Produtividade & Gestão do Tempo

Este microbook é uma resenha crítica da obra: Shorter: How working less will revolutionise the way your company gets things done

Disponível para: Leitura online, leitura nos nossos aplicativos móveis para iPhone/Android e envio em PDF/EPUB/MOBI para o Amazon Kindle.

ISBN: 978-65-86077-35-3

Também disponível em audiobook

Resumo

Imersão

Os líderes e as empresas de hoje se defrontam com os mais diversos desafios. Desse modo, é natural que já estejam habituados a enfrentá-los, implementando políticas e esforços sob medida (de acordo com as suas especificidades) tais como:

  • alternativas flexíveis de trabalho, visando aumentar a produtividade e a retenção;
  • exercícios de combate ao estresse e aulas de mindfulness;
  • licença-maternidade, de modo a aprimorar a relação entre a vida profissional e a pessoal;
  • programas de grande divulgação para recrutar novos talentos.

Muitos gestores não consideram esses aspectos como particularidades dos seus funcionários ou questões pessoais, mas como importantes desafios interconectados e sistêmicos.

Portanto, decidem administrar essas situações de modo holístico, em busca de soluções mais duradouras e estáveis. De acordo com o autor, o conceito de design thinking (que fundamenta as ideias expostas ao longo deste microbook) é útil para a compreensão desses problemas.

Ele serve também para refletir acerca de suas causas implícitas, construindo novas soluções sem, para tanto, sucumbirmos perante as suas complexidades. O conceito representa um modo de bolar estratégias por meio de análises amplas e transversais da organização.

Trata-se, em suma, de uma disciplina voltada ao enfrentamento das convenções, à exploração de alternativas, uma vez que pressupõe um processo capaz de gerar entendimentos que desencadeiem ações concretas.

Para os líderes empresariais que correm risco de padecer da síndrome de burnout em função do cansaço inerente às tomadas de decisão e ao estresse de lidar sempre com os mesmos problemas, as abordagens propostas pelo design thinking representam um método mais eficaz para impulsionar a sustentabilidade (organizacional e pessoal) e lidar com as complexidades do dia a dia.

É natural que todos desejemos mais tempo. Porém, para a maioria dos negócios, conceder mais tempo aos colaboradores é o que nosso autor chama de “jogo de soma zero”: ou os funcionários arcam com cortes salariais, ou a empresa deve suportar os novos gastos.

Felizmente, abordar esses problemas a partir dos princípios do design thinking permite redesenhar as rotinas laborais, viabilizando reduções de jornadas sem a perda de dinheiro ou de clientes.

Inspiração

Implantar semanas de 4 dias vale a pena quando você lida com uma ou mais dentre as seguintes questões:

  • criatividade. Contar com tempo livre fora do escritório, entrar em contato com novas experiências ou deixar que o seu inconsciente absorva ideias pode ser vital para manter e estimular a criatividade;
  • sustentabilidade corporativa. Há muitos líderes que começam a considerar a possibilidade de reduzirem as cargas horárias, pois eles mesmos sentem a necessidade de evitar a síndrome de burnout. Outros desejam construir organizações nas quais os profissionais de alta performance tenham menos chances de desenvolver esse problema e, como consequência, deixar os seus postos;
  • equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Após décadas de experimentações, evidenciou-se a existência de limites bem delineados para engendrar essa harmonia;
  • retenção e recrutamento. Existem empresas que implementaram jornadas reduzidas em resposta a determinados problemas (que ocorrem em todos os segmentos), tais como a citada retenção de colaboradores, além da atração de funcionários mais experientes e concorrência com negócios rivais;
  • síndrome de burnout. Para fundadores e líderes, a semana de 4 dias proporciona tempo para recarregar energias e descansar, estimulando a disciplina institucional e conferindo a todos uma razão objetiva para o desenvolvimento de práticas capazes de reduzir os níveis de estresse.

Caso os seus colegas, funcionários, a sua empresa ou você enfrentem esses problemas, uma semana mais curta de trabalho pode ser uma ótima opção, de tal sorte que vale a pena, ao menos, levar essa possibilidade em consideração.

Ideação

É altamente recomendável compartilhar a ideia internamente. Assim, você deve escutar as reações iniciais para aliviar as preocupações ou o ceticismo dos membros da equipe (ou, em certos casos, do seu chefe). Escolha como será a sua redução de cargas horárias.

A decisão entre jornadas diárias de 5 ou 6 horas, sextas-feiras livres ou semanas de 4 dias exigem diversas ponderações. Entretanto, invariavelmente, inclui 2 questões: “qual é o menos produtivo dos dias?” e “que dia livre teria um impacto mais positivo?”.

As respostas a essas perguntas dependem, em grande medida, de:

  • pensar quando os consumidores realmente necessitam de que você esteja presente no trabalho;
  • nas distintas necessidades dos funcionários como seres humanos e pais;
  • se as atividades exigem sua presença ao longo de um mínimo de horas por dia ou de dias por semana;
  • se alguma modalidade particular de redução se adequaria melhor à sua cultura corporativa.

Elabore um projeto inclusive na fase de planejamento. Isso é crucial, até mesmo quando a empresa opera em hierarquias rígidas. As boas ideias podem surgir de quaisquer pontos da empresa, pois cada profissional é especialista em seu próprio trabalho.

Vale ressaltar que processos inclusivos promovem a todos os envolvidos uma interessante sensação de pertencimento. Para seus funcionários, trabalhar na definição do processo representará uma oportunidade de manifestar suas preocupações, dividir suas ideias e encaminhar o negócio para o futuro que todos almejam.

Agora que chegamos na metade da leitura, vamos nos aprofundar nos últimos três elementos estratégicos do design thinking, quais sejam, a prototipagem, o teste e o compartilhamento.

Prototipagem

Fazer com que uma semana de 4 dias dê certo não depende, somente, de descobrir novas formas de acelerar o trabalho. Obviamente, (seja você um integrante da equipe ou um líder empresarial), é necessário pensar em incrementar a eficiência, explorando ao máximo o tempo para conseguir terminar as tarefas até quinta-feira.

Contudo, certas mudanças cognitivas e culturais também são necessárias. Afinal, elas contribuirão para que todos os envolvidos encarem o tempo como algo a ser moldado, assim como as jornadas de trabalho. Ambos podem ser prototipados, tal como é realizado com uma nova experiência ou peça de hardware, por exemplo.

A noção do tempo como um elemento maleável não é somente um conceito abstrato: ela se assemelha às regras linguísticas ou às jogadas de um time esportivo. Dito de outra forma, pode ser aprendido por meio da prática constante.

Para tanto, empresas e gestores terão uma série de ações a cumprir. Deixar as reuniões mais objetivas, pequenas e curtas. Para o autor, reestruturar e reduzir as reuniões é um bom objetivo inicial.

A meta não consiste em eliminar totalmente as reuniões, mas controlá-las, tratando-as como ferramentas. Utilizar esses instrumentos da melhor maneira possível significa que elas não precisam ser mais longas e maiores do que o necessário. Suas pautas devem ser as mais claras possíveis.

Após transformar o tempo gasto em reuniões em tempo livre, o próximo passo é criar “blocos de tempo”, permitindo que os profissionais se concentrem, sem distrações, em atividades de grande importância.

Assegure que, ao longo desses períodos, os funcionários efetivamente foquem em ações vitais para o negócio, em detrimento de atividades menos importantes, ignorando e-mails e quaisquer outras fontes de desatenção.

Teste

A fase de testes é uma oportunidade para avaliar como seu protótipo se sairá na prática, visualizar os profissionais aprimorando-o ou expandindo-o e, ainda, decidir se a empresa seguirá com ele ou se deve retornar à antiga rotina.

O mais indicado é documentar as novas normas culturais e sociais. Ao reduzir a semana, os membros da equipe atuam de diferentes formas e são estimulados a cooperarem de outras maneiras.

Com efeito, eles desenvolvem novas normas e regras referentes ao trabalho coletivo, às refeições conjuntas, aos intervalos, às emergências, às interrupções, dentre outros aspectos.

Para esse compartilhamento ser bem-sucedido, você pode criar processos internos especificamente destinados a esse fim. Uma vez que os níveis de entusiasmo variam muito de um indivíduo para o outro, procedimentos para compartilhar bons resultados experimentais são importantes.

Lembre-se de que, entre os profissionais, pode existir algum que se prenda a macetes comportamentais, mas não aprecie softwares colaborativos. Outros, por sua vez, podem amar temporizadores, mas não dão atenção à organização do escritório, dentre outros comportamentos.

Os compartilhamentos podem acontecer mediante breves reuniões regulares, conversas durante o horário de almoço, pequenas palestras, miniconferências ou, até mesmo, ferramentas on-line. No entanto, para a maioria dos profissionais, informar os clientes logo no início da fase de testes é essencial.

Outra prática recomendada pelo nosso autor consiste em checar suas opiniões acerca do trabalho e da qualidade do relacionamento entre vocês quando o período de testes acabar. Isso é ainda mais relevante quando as comunicações com clientes não é um processo frequente arraigado em seu segmento de atuação. 

Compartilhamento

O último estágio do design thinking pode ser compreendido como o relato da história desse processo, visando criar uma perspectiva da jornada dos seus serviços e/ou produtos.

Compartilhar a sua história é um modo de apresentar a sua marca aos clientes e contribuir para que outros designers aprendam a partir da sua experiência. Tais esforços revelam o contexto das organizações que migram para as soluções inerentes às semanas de 4 dias.

Isto é, suas mudanças agem como precursoras de uma revolução organizacional, uma mudança em nossos paradigmas acerca da tecnologia, do tempo, da produtividade e do trabalho. Essas alterações de modelos trazem, segundo o autor, a “promessa de um futuro melhor para o trabalho”.

De fato, ela pode colaborar para a resolução de problemas imanentes e duradouros, como os representados pelo advento da inteligência artificial, da automação, das mudanças climáticas e, também, pelo envelhecimento das forças produtivas.

Para muitas pessoas, aquilo que, no princípio, é visto como um exercício prático para resolver problemas pontuais e urgentes de desigualdade de gênero, desequilíbrio entre vida profissional e pessoal, sustentabilidade, rotatividade e recrutamento acaba promovendo novas formas de pensar sobre liderança, tempo e trabalho.

O design thinking engendra, ainda, novos relacionamentos entre tecnologia, trabalhadores e empresas. Encarar essas questões como se fossem projetos de design nos ajudam na elaboração de melhores cronogramas, na administração minuciosa dos negócios, na criação de ferramentas mais inteligentes e uma rotina de comunicações mais direta.

Implementar essas mudanças fará com que a sua empresa pense de forma diferente a respeito de conceitos como tecnologia, tempo e atenção. Ao reduzir a semana de trabalho, o seu negócio consolidará as bases para uma verdadeira revolução produtiva.

Notas finais

Cumpre ressaltar, por fim, que o “culto ao excesso de trabalho” – conceito duramente combatido por Pang, gera incontáveis problemas, inclusive, relacionados à retenção e ao recrutamento de profissionais, bem como desequilíbrio entre a vida profissional e a pessoal, instabilidade financeira e síndrome de burnout.

Em termos práticos, o fracasso dos programas voltados ao estímulo do bem-estar e da flexibilidade nos ambientes de trabalho, em articulação às forças tecnológicas e econômicas que induzem ao trabalho excessivo são fatores que contribuem sobremaneira para a ideia generalizada de que as jornadas longas são inevitáveis, naturais e, até mesmo, desejáveis.

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Quem escreveu o livro?

Pang é doutor em Sociologia e História da Ciência pela célebre Universidade da Pensilvânia e professor da Universidade de Stanfo... (Leia mais)