O Princípio 80/20

Richard Koch Também disponível em audiobook: Baixe nosso app para ouvir gratuitamente.

Há muito lá fora para se lidar. Emails precisam ser respondidos, a meta da semana precisa ser alcançada, aquela viagem precisa ser programada, aquelas aulas precisam ser assistidas, a academia precisa ser mantida, a família e os amigos precisam de atenção... E em meio a tudo, palavras como produtividade e estresse podem estar sondando sua mente.

Como ter mais liberdade? Mais tempo livre? Você quer se manter produzindo, não? Há quem diga que é tudo uma questão de se organizar. Bem, a organização sem dúvida cumpre um papel importante e uma ou outra técnica de produtividade pode vir bem a calhar. Mas tudo isso trata de eficiência, de rapidez. Se você fazer as coisas mais rápido, será que não irá acrescentar outras à lista? Como proteger o tempo?

Apenas eficiência não basta. De que adianta acelerar os motores e chegar rápido a lugar nenhum? Ou pior, chegar em um lugar que você não quer e ficar atolado por lá? É preciso aliar eficácia à eficiência. Coordenar seus esforços e concentrá-los naquilo que traz resultado. A maioria das coisas que fazemos possuem uma falsa importância. Há pouco que seja realmente relevante; para ser mais preciso, algo em torno de 20%. Vinte por cento responsável por 80% de tudo o que você gostaria de ter...

Entenda o Princípio

O enunciado é simples: 80% dos resultados vêm de 20% das causas. Ou, colocado de maneira mais abrangente, as relações entre causas e consequências não são lineares, muito menos equilibradas. Afinal, todas as sessões de trabalho têm a mesma produtividade? Todo o trabalho feito gera o mesmo resultado? Todos os dias do seu passado são igualmente responsáveis por quem você é hoje?

Entretanto, por mais que a relação gire em torno desses números, eles não são imutáveis. Mais do que dizer que exatamente 20% das causas são importantes, entenda que há um desequilíbrio. Dois terços das conversas usam só 700 palavras e apenas 1,3% dos filmes são responsáveis por 80% da receita da indústria cinematográfica. Então não interessa se a relação é 80/20, 75/10 ou 80/1, o ponto principal é que raramente ela será 50/50.

E se ela não é linear, então por que tomamos muitas de nossas decisões como se fosse?

Essa é a pergunta-chave que guia todas as reflexões sobre o tema. É preciso dar um passo para trás e enxergar a importância de cada pensamento, de cada escolha e de cada ação. Porque se elas possuem pesos diferentes para definir quem somos e quem nos tornaremos, então devem ser tratadas como tal. Conferir importância àquilo que não possui uma consequência relevante é a maneira mais efetiva de permanecer estagnado.

Saiba de onde ele veio

A ideia original vem de Vilfredo Pareto, um sociólogo e economista italiano do século XIX. Em seus estudos sobre a distribuição de renda na Inglaterra, ele percebeu que 80% da riqueza estava sob posse de 20% das pessoas. O que por si só, não chega a ser espantoso. No entanto, os números intrigaram Pareto por dois motivos:

1. Era um padrão que se repetia em outros tempos e em outros países.

2. Havia uma proporção: 10% da riqueza estava com 65% das pessoas e 5% com 50% delas. Ou seja, o desequilíbrio se mantinha e ficava mais evidente quanto mais seleto fosse o grupo de referência.

Contudo, Pareto não foi capaz de justificar sua teoria e caiu no esquecimento. Pelo menos por um tempo. Depois da Segunda Guerra Mundial, dois homens, trabalhando independentes um do outro, resgataram suas ideias.

O primeiro foi Zipf, um filólogo especializado em estatística populacional. Ele atestou os mesmos padrões percebidos por Pareto e trouxe-o para o campo trabalhista. Notou que pouco do que se faz realmente traz resultados e, portanto, deve-se restringir onde o esforço é aplicado. Chamou isso de Princípio do Menor Esforço e justificava-o com o exemplo da desordem nas mesas de trabalho. Dizia que 20% das coisas são usadas 80% do tempo e, por isso, tendemos a deixá-las próximas ao invés de guardá-las.

O segundo foi Juran, um engenheiro romeno naturalizado americano. Ele publicou o livro “Controle de Qualidade”, utilizando o que chamava de Princípio dos Poucos Vitais para aumentar a qualidade dos produtos. Defendia que 20% dos defeitos são responsáveis por 80% das perdas de qualidade. Mas não foi levado a sério nos Estados Unidos e só conseguiu adeptos quando foi ao Japão palestrar. Lá ficou por anos, ajudando no crescimento tecnológico japonês. Com os resultados adquiridos, ele foi convocado de volta para ensinar seus métodos às indústrias americanas.

Foi só então que o Princípio começou a ganhar tração no mundo dos negócios. E de lá para cá, suas aplicações têm ganhado cada vez mais espaço nas mais diversas áreas.

Admita que as coisas ruins são caóticas (e nem por isso são ruins)

A Teoria do Caos, surgida após o falecimento de Pareto, ajuda a justificar suas ideias. Colocada de maneira simples, ela diz que tudo tende ao caos. Antes da origem do tempo e do espaço tudo podia estar em perfeito equilíbrio; porém, desde que o tempo começou a andar para frente, o universo está ficando mais desequilibrado. Na Física, esses desequilíbrios são chamados de potenciais, e são eles os responsáveis por qualquer fenômeno físico: a água congela porque há um potencial térmico, a chuva cai porque há um potencial gravitacional, o seu celular é carregado porque há um potencial elétrico…

Só que por mais que cada um desses fenômenos aconteça, para chegar a um ponto de equilíbrio — uma mesma temperatura, o nível do solo ou a carga completa —, eles não são isolados. Isso significa que cada fenômeno, ao interagir com o universo, deixa uma marca. E essa marca causa novos desequilíbrios, que podem levar a novos fenômenos.

Às vezes, essas consequências servem para alimentar o próprio fenômeno inicial. Se dois filmes são lançados juntos, sem divulgação anterior, as pessoas os escolhem aleatoriamente. Entretanto, após as primeiras sessões passarem, a crítica e a propaganda boca a boca influenciará a escolha das próximas. Com o passar dos dias, o filme mais bem falado será visto cada vez mais e o outro, cada vez menos. E é seguindo essa lógica que 1,3% dos filmes são responsáveis por 80% da receita da indústria cinematográfica.

Não há linearidade nem uma distribuição igualitária. As condições iniciais e as primeiras consequências agravam cada vez mais o desequilíbrio. Pense também em juros compostos, o montante acrescido no primeiro mês influenciará o do segundo, e assim por diante. Assim os investidores ficam mais ricos e os endividados, mais pobres.

Admita que o equilíbrio é uma ilusão. Na melhor das hipóteses, ele será dinâmico, como um equilibrista em uma corda bamba, compensando os desequilíbrios com uma força contrária. Mas se eles existem, use-os ao seu favor. Foque naqueles que trazem coisas boas e elas se multiplicarão.

Não desista antes do ponto de virada

No início, por melhores que sejam as condições iniciais, o resultado gerado é pequeno. É comum precisar de um esforço gigante para algum resultado aparecer. Você ainda estará aprendendo quais são os pontos vitais do seu negócio e, mesmo acertando-os cedo, eles ainda precisarão pegar embalo.

Contudo, os resultados iniciais irão influenciar os demais. Por mais escassos e insignificantes que pareçam, eles possuem sua força. Não os subestime. Não desista. Você nunca sabe o quão próximo o sucesso pode estar. Vai chegar a hora em que a situação irá se inverter e com pouco esforço você conseguirá grandes resultados. Mas esse não é o ponto de partida. Confie no processo, confie no desequilíbrio positivo.

Pense 80/20

Antes de expandir o conceito, saiba que há dois métodos para aplicar o Princípio em sua vida. Cada um tem sua importância e seu correto momento de uso. Mas, logicamente, ambos começam com você procurando por um desequilíbrio específico…

Análise 80/20: você estima que a relação entre causa e consequência seja 80/20. Então parte para a pesquisa, procurando por dados que comprovem a desigualdade e refinem sua estimativa. Com isso, você não só chega a um valor mais preciso, como um 70/25 ou 60/30, como ainda pode descobrir relações de causa e consequência que não haviam lhe passado pela cabeça.

Pensamento 80/20: aqui a precisão não é importante, você não está interessado em um uso quantitativo. É apenas um exercício mental de introspecção. Admita que há um desequilíbrio e procure pelos pontos vitais. Se você pudesse agir sobre uma única coisa para ter o resultado que almeja, o que seria?

Mas tome cuidado para não restringir sua busca pela relação. Duvide sempre de suas conclusões e evite pensar que algo só é como é por causa de um único fator. Se você aplicasse esse pensamento em livrarias, poderia afirmar que 20% dos livros são responsáveis por 80% do lucro. Seguindo, você poderia aconselhar um livreiro a focar apenas nos best-sellers e tirar os outros livros das prateleiras. Só que nesses 20% há livros que vendem bastante ao longo de todo o ano, mas não em um período concentrado para que seja um best-seller.

Ademais, não basta dizer que 20% das causas são importantes, como se houvesse uma barreira definitiva entre aquilo que é e o que não é. Pensar dessa maneira leva você a aplicar a linearidade onde não há. Se todas as causas pudessem ser listadas e colocadas em ordem, daria para ver que a importância vai crescendo progressivamente. Portanto, os 20% de causas mais relevantes não são igualmente relevantes: 20% desses 20% são ainda mais vitais.

Use-o e expanda o seu alcance

O Princípio 80/20 tem sido usado em negócios desde que Juran o popularizou no Japão. E ele tem influenciado muitas das decisões das grandes empresas desde então. Muitas das quais, acabaram dando uma nova aplicação ao Princípio. Alguns exemplos:

  • Livra-se de 80% do desperdício gastando só 20% do que se gastaria para se livrar de 100%.
  • De cada 1000 reclamações dos clientes, 800 podem ser eliminadas com a correção de 20% das causas.
  • 80% dos custos do ciclo de vida de um produto estão em 20% do seu tempo de desenvolvimento.

Ele foi igualmente importante na Revolução da Informação:

  • 20% das partes mais simples de um sistema trazem 80% dos benefícios.
  • 80% dos usuários usam apenas 20% de um programa.
  • 20% das funções são usadas em 80% do tempo, e são elas que precisam ter um acesso mais fácil na interface de um programa.
  • Em 1963, A IBM percebeu que 80% do processamento de um CPU era ocupado com 20% dos códigos; melhorando sua acessibilidade, houve um ganho estrondoso de velocidade e ela superou em muito os seus concorrentes.
  • Quando estava desenvolvendo o seu Newton MessagePad, a Apple notou que apenas 0,01% do vocabulário é usado em 50% das tarefas que o usuário quer fazer em um computador portátil.

Após identificar o padrão, suas decisões irão girar entre duas alternativas:

1. Realocar os recursos para aquilo que é mais importante.

2. Aumentar a eficácia do que é menos importante.

Reflita bem sobre qual das duas atender, mas não se contenha com a primeira solução que lhe vier à mente. Mantenha a cabeça aberta e tente prever as repercussões futuras. Jogue pelo longo prazo.

Aplique-o em seu negócio

Primeiro enxergue o Princípio 80/20 atuando por trás do mercado. Um fornecedor pode ser melhor do que outro em um de dois critérios:

1. Satisfação do cliente, o que o faz abarcar uma maior fatia do mercado.

2. Redução dos custos, o que o faz ter uma receita maior, mesmo vendendo pouco.

Em qualquer um desses casos, o fornecedor se destaca e gera excedente. Esse excedente pode ser, então, reinvestido na empresa e atua como um desequilíbrio positivo. Isso tende a afastar cada vez mais esses melhores fornecedores dos demais.

De fato, 80% do mercado pertence a 20% dos fornecedores. Se alguém quiser entrar nessa divisão, que já parece tão desigual e definitiva, precisa procurar por um segmento onde o desequilíbrio ainda é tênue. E assim o mercado começa a ser repartido.

Esse raciocínio possui três implicações:

1. Uma empresa não só deve ter excedente, como ele deve ser maior do que o dos concorrentes.

2. Sempre é possível aumentar o excedente focando em segmentos menos concorridos.

3. É possível também aumentar o excedente procurando pelas desigualdades internas da empresa, focando os recursos naquilo que traz mais resultado.

Partindo dessas implicações, você pode reavaliar as estratégias que vem adotando refletindo com ajuda do Princípio 80/20. Aplique-o nos:

Produtos: saiba quais são os mais relevantes para o seu faturamento; diferencie os grandes e pequenos projetos e separe-os quanto ao potencial de resultados.

Clientes: identifique os melhores, mas procure tanto pelos que gastam mais de uma só vez quanto pelos gastam de maneira recorrente. Monte pelo menos dois grupos de 20%: um entre os antigos clientes e outro entre os novos.

Recortes: procure nas estatísticas disponíveis de sua empresa alguma relação interessante. Talvez você consiga tirar conclusões relevantes sobre áreas geográficas, canais de distribuição ou aquisições.

Segmentos: defina quais são os segmentos mais fortes de sua empresa e compare-os com os de seus concorrentes. Será que seus segmentos mais fortes não são diferentes? Será que há algum segmento negligenciado? Sua empresa está sabendo se posicionar?

Simplifique

Esse parece ser o próximo passo óbvio, não? Se você tem vários produtos, vários segmentos, vários canais de distribuição, mas apenas uma parte deles traz um resultado significativo, por que não cortar aquilo que é apenas uma complicação a mais?

Lembre-se que a importância das coisas varia por progressão; nem tudo que é desimportante é igualmente desimportante. Talvez valha a pena investir em alguns pontos não vitais. A verdadeira reflexão repousa em identificar o correto custo da complexidade. Se ele for maior do que o retorno esperado, então não compensa.

O raciocínio a fazer aqui diz respeito ao ganho de escala. Como causa e consequência não são lineares, o aumento de uma não ocasiona um aumento equivalente na outra. Se, para otimizar a causa, você aumentar a complexidade em X, o retorno não irá aumentar em X. Talvez ele aumente o dobro de X ou só metade de X. Então pense se esse ganho vale mesmo o custo adicional.

De maneira geral, simplifique o que der. Livre-se de produtos, processos e parcerias que não possuem um retorno significativo e foque no que mais importa. Siga o raciocínio do ganho de escala para saber até onde você consegue simplificar. Se houver algo imprescindível, mas que lhe consome muito recurso, seja tempo, dinheiro ou preparação, terceirize. É provável que haja alguém que fará o serviço melhor que você e ainda atenuará suas preocupações.

Por fim, a maior da vantagem da simplicidade é aproximar-se mais do cliente. Dificilmente ele está interessado no quão complexo são os seus sistemas e os seus processos. Quanto mais você facilitar a vida dele e menos precisar informá-lo sobre suas complexidades, mais o agradará.

Tome decisões melhores

Há cinco regras práticas:

1. Poucas decisões são importantes.

2. As mais importantes geralmente são tomadas para corrigir omissões. Às vezes, o sinal de que algo deveria ser feito veio e foi embora sem ser percebido. Por isso nutra o hábito de se perguntar “já que algo sempre está se formando sob a superfície, o que pode ser dessa vez? ”.

3. Reúna 80% das informações e realize 80% das análises em 20% do tempo disponível. Então tome a decisão e seja congruente com ela 100% do tempo como se tivesse 100% de certeza.

4. Se não estiver funcionando, mude de ideia rapidamente.

5. Se estiver dando certo, dobre e redobre a dose.

Liberte-se

Além de aplicar o Princípio 80/20 na vida profissional, ele pode levar a reflexões também em qualquer outro aspecto da vida. Use-o para evidenciar as decisões que precisam ser tomadas para que você trabalhe menos, receba mais e se divirta mais. Alcance a liberdade que sempre desejou.

Passa-se muito tempo com quem não se gosta e em empregos que não entusiasmam. O que sobra de tempo livre ainda é gasto com programas que não são realmente desfrutados. Quais são os pontos vitais que entregam sentido em sua vida? Com quem você quer passar o tempo? Que carreira você gostaria de seguir? Como gostaria de usar seu tempo livre? Onde você precisa colocar seu esforço para que alcance isso?

Lembre-se mais uma vez de se distanciar do pensamento linear. “Uma formação ruim leva a um emprego terrível”, “a empresa não cresce porque o setor está em queda”, “tenho sucesso porque sou inteligente”. Sempre que você se pegar pensando em uma relação causa-consequência direta interrompa o pensamento. Tente sempre elencar várias causas possíveis e depois organize-as por ordem de importância.

Para conquistar a liberdade em sua vida, você deve primeiro alcançar a liberdade em seus pensamentos. Restringi-los a algo tão unidimensional como uma relação direta dessas é aprisionar-se, é amarrar a mente. Todo mundo pode alcançar algo significativo; no entanto, a chave não é o esforço, e sim descobrir qual a conquista mais importante.

Gerencie o tempo

A bem da verdade, nem tudo é uma questão de administrar o tempo. Muitos livros de produtividade lhe ensinam a fazer mais em menos tempo e a conseguir encontrar uma janela para fazer tudo que queira. Isso é ótimo, mas não é o suficiente.

Seguindo apenas esse pensamento, você acaba caindo em uma de duas caixas: ou você tem tempo, mas não tem dinheiro; ou tem dinheiro, mas não tem tempo. E, no segundo caso, você está tão vidrado em produzir para conseguir dinheiro que qualquer trabalho feito é comemorado igualmente.

Só que você já sabe que nem todos os trabalhos possuem o mesmo peso. Então foque naqueles importantes e delegue os demais. Abra espaço na sua agenda. Mas continue ganhando dinheiro. Pode até parecer justo sacrificar seu tempo para ter que produzir mais. Afinal, para conseguir mais, você deveria se esforçar mais, deveria ser mais difícil. Só que esse é outro exemplo de pensamento linear e limitado.

Mais do que organizar todas as tarefas, gerenciar o tempo é saber quais tarefas devem ser descartadas. O inteligente soma, o sábio subtrai.

Cultive melhor seus aliados

Assim como em todas as outras áreas, há relacionamentos que são mais importantes que outros. Há amizades que são mais significativas do que outras. Há aliados que o ajudam mais do que outros. E identificar esses 20% é fundamental para nutri-los ainda mais. Fortaleça seus relacionamentos mais ricos!

Se você quiser manter uma boa rede de aliados, onde haja uma troca de auxílio genuína e pura, atente para essas cinco características:

1. Alegria Mútua: ambas as partes devem gostar de desfrutar o tempo com a outra, por isso invista nas horas que passa com seus amigos (e na qualidade delas, é claro).

2. Respeito: não há uma ajuda sincera se não houver respeito entre os dois, e uma forma de mantê-lo é fazer com que um lado sempre esteja impressionado com o desempenho do outro. Isso não significa que você já deva ter resultados para ter aliados, mas que você deva ter uma causa com a qual os outros compartilhem.

3. Experiências Compartilhadas: esse ponto não se trata apenas de ter passado um tempo com o outro, mas de vocês terem compartilhado experiências que os tenham conectado. Geralmente passar junto por um problema difícil e até dolorido gera uma conexão profunda.

4. Reciprocidade: esteja sempre atento para o que você pode oferecer a outra parte, não espere que ela peça e nem que você se sinta em débito.

5. Confiança: seja sempre honesto.

Notas finais

O general alemão von Manstein dividia seus oficiais em quatro tipos: os preguiçosos e estúpidos, que deviam ser deixados em paz pois não incomodam ninguém; os esforçados e inteligentes, que mereciam ser reconhecidos por cuidarem dos detalhes; os esforçados e estúpidos, que deviam ser demitidos rapidamente, pois criavam trabalho irrelevante e inútil para todos; e os preguiçosos e inteligentes, que deviam ocupar os cargos mais altos.

Usar a inteligência para poupar esforço é o que mantém a humanidade progredindo. E para poupar esforço de maneira consciente é preciso saber como reduzi-lo sem perdas significativas. Para não haver perdas, é preciso saber o que gera os resultados e o que não gera, é preciso saber o que é vital e o que não é.

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