A Meta - Um Processo de Melhoria Contínua

Eliyahu M. Goldratt & Jeff Cox Também disponível em audiobook: Baixe nosso app para ouvir gratuitamente.

A Meta é um best-seller clássico consagrado no mundo dos negócios. Sua abordagem didática é tão respeitada, que ele se tornou leitura obrigatória em centenas de grandes faculdades e universidades de negócios, administração e engenharia. Apesar de este ser um livro de ficção, ele tem uma narrativa simples, que puxa o leitor para dentro do dia a dia de uma empresa fictícia, que poderia ser a sua. Em A Meta, Eliyahu Goldratt examina de forma prática e realista todos os principais conceitos de uma indústria, sempre buscando encontrar a solução dos problemas através do uso da teoria dos gargalos. Atrasos na produção, quedas na receita e outros problemas que as empresas enfrentam são, aos poucos, solucionados nesta parábola de gestão. Além disso, os conceitos fundamentais da Teoria das Restrições foram popularizados por esta obra. Neste microbook você aprenderá como superar os gargalos da sua empresa e colocar em prática um processo de melhoria contínua. Vamos nessa?

Antes de Começar, o Contexto

Eliyahu M. Goldratt era um estudante de física em Israel na década de 70. Lá, ele desenvolveu uma teoria matemática para que indústrias planejassem sua produção de forma otimizada. A teoria ficou conhecida como OPT (Optimized Production Technology ou Tecnologia de Produção Otimizada). Após concluir seus estudos, Goldratt dedicou-se a colocar sua teoria em prática no mercado em empresas reais e na década de 80 expandiu esta teoria, formulando a chamada Teoria das Restrições.

A teoria das restrições revela que, para maximizar a capacidade produtiva de uma empresa, é preciso criar mecanismos que avaliem como as decisões da linha de produção afetam os lucros. Nem sempre o volume de lucros de uma empresa está diretamente associado a sua eficiência. Ser produtivo significa estar mais próximo do resultado esperado, da meta. Qualquer ação que leve a empresa a se aproximar da sua meta é, portanto, produtiva. Para avaliar a performance de uma empresa, é preciso utilizar métricas financeiras.

A Meta da Empresa

Um empresa com fins lucrativos deve buscar a lucratividade presente e futura. Diferentemente das correntes anteriores de pensamento, Goldratt acredita que a lucratividade não conflita com a missão e a visão da empresa. A lucratividade garante que a empresa possa crescer e se tornar sustentável para se manter no mercado e isso é o que permite que a missão da empresa seja realizada. A sobrevivência de uma empresa deriva da sua capacidade de gerar valor e lucros e isso é feito quando seus produtos e serviços geram valor para o consumidor. As necessidades do consumidor de qualidade e funcionalidade precisam ser satisfeitas para que a empresa continue crescendo.

Bem Vindo Ao Mundo da UniCo Manufacturing

Alex Rogo é o gerente de uma fábrica da empresa de manufatura UniCo. Sua fábrica está correndo o risco de ser fechada pelos diretores da UniCo. A fábrica não está conseguindo entregar os produtos que os consumidores querem e isso traz prejuízos constantes. A produção está atrasada, os funcionários estão correndo atrás do prejuízo fazendo horas extras e todos estão cansados e estressados. Combinadosatrasos, funcionários cansados e o custo das horas extras, impedem a fábrica de gerar dinheiro. Sem alternativas, Rogo busca ajuda externa. Ele contrata um consultor chamado Jonah, para encontrar oportunidades de melhoria e assim salvar a fábrica.

Correndo atrás do Prejuízo

Como a fabricação e entrega dos pedidos dos clientes atrasada, Jonah precisa reduzir o tempo entre o pedido feito por um cliente e a entrega do produto. Para reduzir este tempo, chamado de lead time, de alguns meses para poucas semanas, Jonah passa a tentar entender o que pode estar impedindo a fábrica de se tornar lucrativa. Ele percebe que apesar de a fábrica não estar gerando dinheiro, ela tinha times que celebravam o sucesso por terem batido suas metas individuais.

Times que tinham metas independentes e eram responsáveis por algumas etapas do processo estavam tendo sucesso. Como na fábrica os times trabalham em conjunto, um time de alta produtividade que bate a meta e entrega no prazo e custo corretos acaba gerando mais insumos para outros times, que acabavam parando o processo de fabricação. Isso deixa claro para Rogo e Jonah que a alta produtividade de uma equipe não é necessariamente algo bom para a fábrica como um todo.

A integração dos times funciona como um encanamento onde ocorre um fluxo de atividades constantes. Se um time não consegue acompanhar a performance de outro time, ele se torna um gargalo para a empresa e a capacidade de fluxo deste encanamento diminui. Produtos ficam parados no meio do processo, o inventário cresce de forma desnecessária e recursos investidos pela empresa ficam parados. A fábrica de Rogo, por exemplo, comprava matéria prima em alta velocidade para manter o ritmo da primeira equipe, no entanto, a empresa não conseguia entregar os produtos pois muitos produtos incompletos ficavam parados após a conclusão da primeira etapa.

Dois Tipos de Recursos

Existem 2 tipos de recursos em uma fábrica:

  • O recurso gargalo: Esse é o tipo de recurso cuja capacidade é igual ou menor do que a demanda sobre o mesmo, como o time que não conseguia entregar e acabava parando o processo de fabricação;
  • O recurso não gargalo: Qualquer outro recurso cuja capacidade é maior que a demanda sobre o mesmo, como o primeiro time que entregava mais insumos na linha de produção do que a fábrica conseguia acompanhar.

Entendendo os dois tipos de recursos, uma mudança é implementada por Alex Rogo. Os processos da empresa precisam estar alinhados ao objetivo da empresa, que é de gerar lucros e os time precisam mudar seu foco. Quando o time altamente produtivo entrega mais do que a linha de produção consegue entregar, recursos ficam parados e a meta global da empresa é prejudicada. Por isso, a primeira tarefa é identificar a meta da empresa (tornar a fábrica lucrativa) e fazer com que todos os times trabalhem para a mesma meta. Se um time faz uma otimização local de performance e essa meta não ajuda a empresa a atingir seu objetivo, esta não é uma otimização positiva.

Os Componentes da Meta da Empresa

Juntos, Jonah, Alex e sua equipe partem, então, para identificar como melhorar seu processo de produção. Para alcançar a meta financeira, eles descobrem que existem 3 tarefas a serem realizadas:

  • Reduzir as despesas operacionais: Estas despesas representam todo o dinheiro que o sistema gasta a fim de transformar o inventário em ganhos, ou seja, produtos vendidos. Eles incluem todo o dinheiro que o sistema gasta com algo que não possa ser guardado para um futuro.
  • Reduzir o inventário de produtos parados: É preciso ter sempre em estoque o mínimo de produtos não entregues e gastos imobilizados. Inventário é todo o dinheiro que o sistema investiu na compra de coisas que a empresa pretende vender, mas ainda não vendeu. Inventário inclui o estoque de matérias-primas, produtos em processo, produtos acabados e ainda outros ativos como máquinas e o próprio espaço da fábrica.
  • Aumentar os ganhos da empresa: Os ganhos são os produtos convertidos em dinheiro, ou seja, as receitas geradas pelo trabalho da fábrica. Um ponto importante é que produção não é necessariamente ganho, enquanto o produto não é vendido. O ganho corresponde ao preço de venda menos o montante de valores pagos aos fornecedores pelas matérias primas diretas. Não importa quando os insumos foram comprados.

Atuando nestes 3 componentes, a fábrica poderia então chegar à lucratividade e o indicador a ser acompanhado é o lucro líquido. Ele é medido pela diferença entres os ganhos, definido como receitas de vendas menos despesas operacionais e custos de inventário. O lucro líquido reflete quanto dinheiro a empresa está gerando em um determinado momento. Outro indicador importante de ser acompanhado é o retorno sobre investimento. Ele existe para medir o esforço necessário para atingir uma lucratividade predefinida. Para saber seu retorno sobre investimento, é preciso dividir o lucro líquido pelo inventário, ou seja, todo dinheiro que a empresa investe na compra de coisas que ela pretende vender.

Identificando os Gargalos

Alex Rogo e Jonah partiram então para identificar os gargalos da empresa, as etapas da linha de produção onde o processo parava. Uma vez que eles encontram 2 times que são gargalos, eles passam a fazer com que toda a fábrica produza na velocidade do gargalo mais lento. Assim, os funcionários só trabalhavam se fosse possível entregar o produto para o cliente na velocidade da fábrica. Quando o trabalho gera insumos que não vão ser utilizados, o que ocorre na verdade é o desperdício e não é vantajoso para a empresa. Através da otimização dos processos gargalo da fábrica, eles perceberam que não era necessário focar nos processos que funcionavam. Se o foco é no gargalo, fica fácil aumentar a produtividade da fábrica. Qualquer esforço em processos não engargalantes não geravam resultados. Estes times não precisavam de pressão, horas extras ou maiores investimentos para trabalhar, afinal, qualquer ganho em relação a eles não ajudava a performance da empresa. Até mesmo a compra de computadores e robôs para melhorar processos não gargalos era inútil e um mero desperdício.

O Gargalo de Mercado

Com a velocidade da fábrica melhorando, o time consegue entregar produtos em tempo hábil para o mercado. Por outro lado, surge um novo problema. Não existe tanta demanda para comprar os produtos criados pela alta capacidade de produção da fábrica. Quando a capacidade é maior do que a demanda, problemas surgem. Produtos prontos começam a ficar parados no inventário e isso significa dinheiro parado, o que prejudica a meta. Por isso, a nova prioridade de Alex é alinhar a capacidade da fábrica às demandas do mercado. É preciso que a fábrica se torne puxada pelo mercado, de modo que o que ela produz custe o mínimo possível para gerar mais ganhos. Quando o processo é puxado pelo mercado, não há desperdício.

Adotando a Melhoria Contínua

Para se manter competitiva, a UniCo precisa reduzir o lead time, os custos para entregar o produto e, assim, garantir que a fábrica seja lucrativa. O jeito mais fácil de manter a fábrica eficiente é adotando um método de melhoria contínua, de forma que, à medida que o tempo passe, a fábrica se torne mais e mais otimizada. O processo de melhoria contínua é composto por 5 etapas principais:

  • Identificar as restrições do sistema: Nesta primeira etapa, devem ser identificadas as restrições existentes no sistema. Todo o sistema deve ter pelo menos uma restrição, mas normalmente terá um número muito pequeno de restrições. Em A Meta, Goldratt sugere que políticas dentro das organizações também podem estar incluídas entre as restrições, as quais, entretanto, não são facilmente identificadas já que estão incorporadas à cultura organizacional;
  • Decidir como explorar as restrições do sistema: Explorar as restrições do sistema significa tirar o máximo proveito delas, ou seja, obter o melhor resultado possível dentro dessa condição. Por exemplo, se a restrição for o mercado, isto é, a capacidade de produção está acima da demanda do mercado, uma forma de explorar esta restrição é entregando 100% dos pedidos pontualmente. Outro exemplo: supondo que a restrição seja a disponibilidade de uma máquina, explorar esta restrição significa fabricar os produtos que geram melhor resultado em cada hora trabalhada ou aumentar o número de turnos de operação da mesma;
  • Subordinar qualquer outra coisa à decisão anterior: Recursos restritivos ou gargalos determinam o ganho das organizações. Se um recurso não-restritivo estiver trabalhando numa taxa maior que a restrição, estará havendo um aumento dos estoques. Portanto, todos os recursos não-restritivos devem ser utilizados na medida exata demandada pela forma empregada de exploração das restrições;
  • Elevar as restrições do sistema: As restrições limitam a capacidade da empresa continuar melhorando seu desempenho e, portanto, devem ser minimizadas ou eliminadas. As etapas dois e três visam melhorar a eficiência, utilizando da melhor forma possível os recursos escassos disponíveis. Se, após a terceira etapa, permanecer alguma restrição, deve-se elevar ou superar a restrição, acrescentando uma maior quantidade do recurso escasso ao sistema. Faltam máquinas? Compre máquinas. Faltam pessoas? Contrate. A restrição estará quebrada e o desempenho da empresa subirá até um determinado limite, quando passará a ser limitado por algum outro fator e a restrição é alterada.
  • Reavaliação: Se a restrição for quebrada nos passos anteriores, volte ao passo 1, mas não deixe que a inércia se torne uma restrição do sistema. Sempre surgirá uma nova restrição após a quarta etapa e o ciclo deve ser reiniciado novamente a partir da primeira etapa. Uma recomendação importante é no sentido de que a inércia não se torne uma restrição do sistema. A inércia dentro das organizações gera restrições políticas, ou seja, em muitas situações, pode não existir restrições físicas de capacidade de produção, volume de materiais ou demanda do mercado, porém, o sistema opera de forma ineficiente em função de políticas internas de produção e logística.

Através da melhoria contínua, Alex e sua equipe conseguem reduzir o lead time, reduzir custos e provar seu método para a alta direção da empresa e, assim, eles conseguem salvar a fábrica. E isso faz com que Rogo, antes cansado e estressado, seja promovido e convidado para aplicar seus aprendizados em todas as fábricas da UniCo.

Notas Finais:

Em uma empresa, é importante que o trabalho seja organizado de forma a identificar os gargalos. Uma vez identificado, devemos focar totalmente em solucioná-lo e até mesmo ajustar outros processos para operarem de acordo com sua capacidade. Tudo isso pode ser alcançado através de um processo de melhoria contínua, sempre monitorado e otimizado de forma a alinhar cada vez mais a empresa com a demanda do mercado.

Dica do 12':Se você gostou deste microbook, aprenda mais sobre práticas empresariais exemplares com o microbook de Feitas Para Durar.

Cadastre-se e leia grátis!

Ao se cadastrar, você ganhará um passe livre de 3 dias grátis para aproveitar tudo que o 12min tem a oferecer.

ou via formulário: