A Arte de Fazer Acontecer

David Allen Também disponível em audiobook: Baixe nosso app para ouvir gratuitamente.

Poucos livros são capazes de mudar a vida das pessoas. O Getting Things Done (com o título bizarro em português de "A Arte de Fazer Acontecer") do David Allen é um dos que mais nos transformaram e nos ajudaram a nos tornar mais produtivos aqui no 12'. Sempre fomos um time que pegava muitos projetos, muitas tarefas e muitas vezes, acabamos nos enrolando por não conhecer os fundamentos da produtividade. Este livro nos ensinou e vai ensinar você a manter a vida organizada e se tornaruma pessoa 10x mais produtiva. Mais do que um livro, o GTD é um método e, neste resumo, vamos ajudar você a colocá-lo em prática.

Zeigar o quê?

Na década de 20, Bluma Zeigarnik se dispôs a observar um restaurante e entender como ele funciona. Em suas observações, a psicóloga russa percebeu que os garçons tinham a habilidade de se lembrar de ordens complexas, o que permitia que eles entregassem a comida certa para as mesas certas com alta eficiência. Além disso, eles tinham facilidade de fechar as contas com velocidade, logo após o cliente terminar sua refeição. Porém, ela observou um fenômeno interessante, chamado posteriormente de efeito Zeigarnik. Logo após uma mesa ser fechada e a conta ser paga, era como se ela tivesse saído da cabeça do garçom. Se um cliente voltasse com uma dúvida sobre sua refeição, os garçons precisavam se esforçar muito para se lembrar e, na maioria das vezes, erravam feio. A partir dessa observação, Zeigarnik desenvolveu uma teoria: a nossa energia mental é atraída pelas tarefas incompletas e, uma vez que uma tarefa é concluída, ela sai da nossa cabeça. Anos depois, diversos pesquisadores confirmaram a tese de Zeigarnik em diversos experimentos.

Habemus GTD

David Allen, ao desenvolver seu método famoso, chamou esse efeito de "circuitos abertos", que ele define como “qualquer coisa atraindo a nossa atenção que não está no seu devido lugar do jeito que está.” Circuitos abertos, segundo Allen, podem ser coisas complexas como "acabar com a fome na África" ou tão pequenas quanto "colocar um envelope no correio". O ponto central do livro é que mesmo pessoas que não estão conscientemente "estressadas", sempre estarão mais relaxadas, focadas e produtivas se aprenderem a lidar com seus circuitos abertos de maneira eficiente. Para isso, ele propôs um método, que chamou de GTD, ou Getting Things Done (em tradução livre, "Deixando as coisas prontas" ou "Concluindo Tarefas"). O GTD é um sistema para controlar esses circuitos abertos, para que você possa focar na sua tarefa atual sempre, sem distrações. De acordo com David Allen, cada circuito aberto na sua vida deve ter um lugar próprio, organizado e arquivado, para que você possa tirá-lo da cabeça temporariamente, com a tranquilidade de que, quando precisar revisitá-lo, estará devidamente catalogado. Além disso, o GTD também apresenta um sistema de priorização de tarefas, para garantir que você sempre esteja atuando na atividade mais importante naquele momento. O sistema é quebrado em etapas. Conheça-as abaixo:

Etapa 1: Coletando Informações

O primeiro passo para adotar o GTD é reunir as tarefas que estão tirando seu foco. Você pode usar papel, uma ferramenta como o Evernote ou mesmo um cliente de email para fazer isso (nosso favorito é o Inbox, da Google). As tarefas que você precisa coletar nessa lista virão das suas atividades do dia a dia, mas também de solicitações de colegas de trabalho, amigos e familiares. Para ter sucesso nesta etapa é importante que: Toda tarefa planejada deve ir para o seu sistema de coleta e, assim, sair da sua cabeça; Essa lista precisa ser revisitada constantemente e limpa, quando você realiza ou cancela uma tarefa. Ter essa lista é essencial e, se uma tarefa está aberta em sua cabeça, é importante que você tome nota, senão ela vai acabar se tornando uma distração que tira seu foco a todo momento.

Etapa 2: Processando Suas Informações

É impossível finalizar todas as suas tarefas e fechar todos os seus circuitos. É da natureza humana que sempre apareçam novos circuitos abertos. Mas se você não pode fazer todas as tarefas que você anotou, como pode manter sua lista vazia? Para isso, existe um processo simples de limpeza, mas extremamente eficiente, que mantém você organizado.

Passo 1: Identifique o item: Antes de começar uma nova tarefa, é necessário que identifiquemos o que está contido nela e fazer uma análise criteriosa. Pergunte-se "O que é isso?" e entenda a fundo o que aquela tarefa representa. Isso é muito importante, especialmente quando as tarefas são demandas que vêm de outras pessoas, como e-mails. Entender o item vai te ajudar a decidir quais tarefas precisam ser feitas para fechar o circuito aberto.

Passo 2: Pergunte-se: "Eu preciso fazer algo com relação a isso?" Essa pergunta é interessante pois nem todas as tarefas precisam realmente ser realizadas, afinal, algumas demandas podem não ter sentido ou pode ser que você ou alguém do seu time não sejam necessariamente a melhor pessoa para fazê-lo. Se você identificar uma tarefa com relação a qual você não precisa tomar providências, faça uma das seguintes coisas: Coloque-a no lixo. Arquive-a como "um dia / talvez" (isso é para qualquer coisa que você pode querer fazer no futuro, mas não pode fazer ou não quer fazer agora). Arquive-o como "referência" (você não precisa fazer nada a respeito disso, mas pode precisar dessas informações mais tarde; é uma boa ideia ter um sistema organizado para guardar itens de referência, seja no seu sistema de favoritos, numa pasta de emails ou mesmo num papel sobre sua mesa). [PRO TIP: Use o Evernote] Se a tarefa requer sua atenção, mas não agora, o melhor é marcá-la como tal. É essencial colocá-la numa lista para ser revisitada no futuro. Uma boa ideia seria colocar um lembrete automático na sua agenda, para quando a ação precisa ser tomada. [Pro Tip: Use o Google Calendar ou Google Inbox!] Nos casos acima, você resolveu o item e pode removê-lo do seu sistema de coleta e assim fechar (ainda que temporariamente, no caso da atenção futura) o circuito aberto. Provavelmente, a maioria dos itens nos seus baldes de coleta não vão passar dessa etapa. Esse passo é essencial para garantir que tenhamos a cabeça livre para começarmos a produzir e focar nas tarefas que requerem nossa atenção imediata. Se sua lista só possui tarefas que requerem atenção imediata, agora é hora de ir para o próximo passo

Passo 3: Pergunte-se: "De tudo que tenho na lista, qual é a próxima atividade que devo executar?" Agora que você está com a mente livre para produzir, é preciso ser inteligente ao escolher em que vamos focar primeiro. Se for uma tarefa simples, você pode ir direto para o próximo passo. Porém em nossas vidas, muitas tarefas são complexas e requerem várias pequenas atividades para ter o objetivo desejado. Se a tarefa for simples, passe para o próximo passo. Se a tarefa é mais complexa e vai exigir que ela seja quebrada em várias tarefas menores, você precisa adicioná-la a uma nova lista chamada projetos. Na lista projetos, é necessário quebrar este item em todos os seus subitens. Com os subitens definidos, volte os mais importantes para sua lista principal. A lista de projetos é uma lista de todos os circuitos abertos que exigem que mais de uma tarefa seja concluída. Um bom exemplo seria ter um projeto "Alugar apartamento" e suas subtarefas seriam "Visitar a imobiliárias", "Escolher apartamentos para visitar", "Visitar Apartamentos", "Fazer uma oferta à imobiliária". A lista projetos é uma ferramenta para rastrear os circuitos abertos nos quais você ainda está trabalhando. Quando você concluir todas as sub-tarefas de um projeto, você pode retirá-lo da lista de projetos. Quando aparecerem novas tarefas no projeto, como por exemplo "Encontrar fiador para contrato", adicione-a à lista do projeto.

Passo 4: Trabalhe em tarefas pequenas. Esse passo é para se perguntar: "Eu posso concluir essa tarefa em uma única ação e em menos de dois minutos?" Tarefas simples como as dos exemplos abaixo, podem ser executadas imediatamente. Responder uma dúvida de um colega de trabalho; Preencher um formulário de pesquisa curto; Agendar uma reunião; E se você pode concluí-la imediatamente, porque não finalizá-la agora e limpar seu cérebro desse circuito aberto?

Passo 5: Delegue o que não lhe compete/não é o melhor uso do seu tempo Finalizadas as tarefas imediatas, as fáceis e rápidas, é hora de saber como lidar com as tarefas um pouco mais complexas, é hora de priorizá-las. A primeira pergunta deveria ser: Eu sou a melhor pessoa para realizar essa atividade ou posso delegá-la a alguém da minha equipe (família, amigos, etc)?. Se faz sentido delegar esta atividade, vá em frente e faça isso. Uma vez que você delegou uma tarefa, deve agendar a data na qual pretende checar o progresso da tarefa. Se você optou por executar a tarefa, coloque-a na sua lista de próximas ações. A lista de próximas ações é um planejamento pontual, que idealmente deve ser fechado no início do dia para que você consiga ser produtivo e fazer o máximo possível.

Passo 6 : Organizando sua lista de próximas ações Você deve revisitar constantemente sua lista de próximas ações. As duas formas mais comuns de organizá-la são por contexto e por prioridade. Para organizar sua lista por contexto, pergunte-se: "onde eu preciso estar para realizar essa tarefa?" Contextos podem ser locais físicos, como seu escritório, sua casa ou o supermercado, mas também podem ser situações específicas, já pré ocupadas diariamente ou semanalmente na sua agenda. Um bom exemplo de contexto de situação seria ter um horário fixo na sua agenda, de 8 as 9 da manhã chamado "gestão de emails", ou "reuniões internas". Para cada contexto, você deve criar uma lista de tarefas. Organizar por contexto ajuda você a, independentemente do esteja fazendo, olhar para a sua lista de próximas ações e ver o que você precisa fazer onde você está. Já a organização por prioridade, deve ser feita de forma diferente. É necessário se perguntar: “Dados o meu contexto, tempo e energia disponível, o que vai me recompensar mais?” Outro ponto importante é considerar as tarefas de acordo com seus objetivos a longo prazo. Allen também sugere que você conheça a Matriz Eisenhower de priorização, que é baseada na urgência e importância das tarefas (google isso ou leia o artigo acima!).

Etapa 3: Executando - Get Shit Done!

Agora que já criou sua lista de próximas ações e as organizou por contexto e prioridade, você está pronto para começar a trabalhar. Mão na massa para executar as tarefas mais complexas e cabeludas. Ainda assim, você ainda vai ter tarefas aparecendo na sua agenda (aquelas que você delegou e marcou de checar no Passo 5), por isso, planeje-se para que tenha tempo para elas também. Se durante seu momento de execução alguma nova tarefa começar a te distrair ou a atrapalhar seu foco, coloque-a na sua lista de circuitos abertos para que você possa voltar a ela posteriormente.

Etapa 4: Analisando e Revisando Sua Rotina

A última etapa é a constante revisão das nossas listas e existem três análises essenciais, que devem se tornar hábitos para que possamos manter nossos circuitos constantemente nos eixos. São elas:

  • Revisão de contexto novo: Sempre que estiver em um novo contexto (exemplo, no conselho da empresa que você foi convidado a participar mensalmente.), verifique sua lista de próximas ações. Isso cria o hábito de trabalhar em suas prioridades em qualquer contexto.

  • Revisão diária da agenda Toda manhã, consulte sua agenda e veja que tarefas você precisa completar nesse dia. Analise, avalie e se precisar, faça ajustes.

  • Revisão semanal das listas de próximas ações e dos circuitos abertos A revisão semanal é essencial para turbinar sua produtividade usando o GTD. Ela funciona assim:

    • Esvazie sua lista de circuitos abertos: Revise sua lista principal, semanalmente e tente tirar dela o maior número de atividades possível.
    • Revise sua lista de projetos: Finalize os projetos concluídos, avalie quais estão perdendo importância e se surgiram novos projetos.
    • Limpe sua lista de próximas ações: Reorganize sua lista transferindo as tarefas da semana passada que ainda precisam ser concluídas e adicionando novos itens a sua lista de circuitos abertos. A revisão semanal, permite que você se mantenha organizado e constantemente evoluindo.

Notas Finais

O GTD não é um método tão fácil quanto parece. GTD é um conjunto de hábitos e hábitos levam tempo para serem formados. Em vez de tentar fazer tudo de uma vez, nós sugerimos que você melhore cada um dos seus passos aos poucos e crie um hábito de cada vez, sempre partindo para o próximo. O objetivo do método é fazer você focar no trabalho que importa e acabar com sua procrastinação. Em caso de dúvida, sempre repense se aquela atividade que você está fazendo é realmente importante para atingir seus objetivos. Isso é Get Things Done!

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